AvePoint Cloud Governance（以下、ACG）を導入済みのお客さまで、ワークフローの利活用に課題を感じている方はいませんか？
チームやサイトのガバナンス強化のワークフロー整備が一段落して以降、新規ワークフローの作成検討をしていないのはもったいないと感じます。
申請者がサービス申請をし、承認者に通知が飛び判断を行うフローの特性を活かし、独自の申請をカスタマイズすることができます。
Microsoft 365ライセンスだけで利用できるMicrosoft FormsやPower Automateを併用して同じようなシステムを作ることもできますが、時間と労力がかかります。
ACGの機能を流用すれば、素早く簡単にワークフローを作成可能です。
この記事では、フィードバック報告を例に、ACGの使い方を説明します。
ACGで作成するメリット
申請画面を含む一連の流れを簡単に作れるのが魅力です。
以下のような、申請者と承認者の構成を活かしてサービスを作ることができます。
また、申請の履歴をレポートして残すこともできます。
申請者用の申請画面イメージ
以下のように、概要と詳細を記載するテキストボックスの申請画面を作ります。
今回は、3つの「メタデータ」と呼称されるパーツを使用して作成しました。
申請画面の作成方法
本記事は機能紹介がメインのため、大まかな手順のみ記載します。
まず、ACGのサービス管理者権限を持つアカウントで管理画面にサインインします。
[管理]-[プロファイル&テンプレート]-[メタデータ]をクリックし、以下のような1行テキストと複数行テキストタイプのメタデータを作成します。
次に[管理]-[動的サービス]からフローを作ります。先ほど作成したメタデータをステップとして順番に組み込みます。
「次へ」をクリックし、承認プロセス情報を作成して組み込み「保存してアクティブ化」をクリックします。
以上で、フロー作成は完了です。
MyHubという申請者が使用するツールで開くと、「フィードバック」というタイルが表示されます。該当タイルをクリックすると、本記事冒頭の申請画面が表示されます。
フィードバックの確認
承認者視点
申請者がフィードバックを送信すると、承認者へ通知を飛ばすことができます。
※ 通知内容のカスタマイズや、通知させない設定などは、サービス管理者側で定義が可能です。
申請内容は、承認者のタスク一覧に表示されます。
承認者は、フィードバックの概要と詳細を確認し、対応の検討が行えます。*1
承認者側で対応が完了したら、「承認」をクリックし、コメント返信を行います。
タスクが完了すると、タスク一覧から消えます。
申請者視点
申請者側では、MyHubから承認結果の確認が行えます。
こちらもサービス作成時の設定次第ですが、通知の有無やメッセージのカスタマイズなども柔軟に対応可能です。
個人用タスクを開くと、承認者のコメントが確認できます。
レポート出力
サービス管理者は、要求レポートから申請内容の詳細やタイムラインを確認できます。
以下のように、レポートはCSVファイルとして出力が可能です。別ツールで解析する用途などで使うこともできるかと思います。
おわりに
今回は、標準で用意されているサービスのステップ（ゲストの招待やチーム作成などの機能をまとめたもの）を利用せず、メタデータのみでの作成を紹介しました。
メタデータの説明欄はリッチテキスト形式に対応しているため、テキストのスタイル適用や画像の差し込みが行えます。
「要求者へのメモ」機能であれば上記に加えハイパーリンクの追加が可能ですので、自由に申請UIのカスタマイズができます。
【PR】JBS提供サービス
JBSでは、ACGの構築サービスを提供しています。
AvePoint Cloud Governance 構築サービス｜JBS 日本ビジネスシステムズ株式会社
また、構築完了後のサポート窓口として、以下のサービスもご利用いただけます。
Live Support｜JBS 日本ビジネスシステムズ株式会社
構築内容やサポート体制については、個別対応も可能です。
カスタマイズ性が高い故にどれから着手してよいか迷う、推奨設定を知りたい、早く展開をしたい、といったお客さまの様々なご要望に迅速かつ的確に対応いたします。
ご連絡をお待ちしております。
*1:申請者確認のために用意した「対応中のフィードバック」が表示されています。承認者の画面から消したい場合は、「メタデータ」ではなく、作成サービス内で定義できる「要求者へのメモ」機能を使って対応が可能です。
