【Microsoft×生成AI連載】シリーズの記事です。
Microsoft 365 Copilotには、Writing Coachという文章作成支援機能があります。
本記事では、このWriting Coachについて紹介します。
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記載をご参照ください。
Writing Coachの紹介
元々、Microsoft 365 Copilotのチャットを活用することで、文章の作成や添削自体は可能でした。しかし、添削内容については修正後の文章を提示される形となり、改善点はどこか、なぜ改善するべきなのかなどの深堀りまではできません。
Writing Coachは、Microsoft 365 Copilotのエージェントとして新たに利用できるようになった、文章作成・改善支援機能です。対話を通じて、改善点について明確にしながら、表現の改善や構成の見直しを段階的にサポートしてくれ、文章全体の質を高めてくれます。
Writing Coachの使用方法
本記事ではMicrosoft 365 CopilotをEdgeから起動し、そこからWriting Coachを利用します。
Edgeを開き、以下のURLを入力します。
https://m365.cloud.microsoft/chat/
「すべてのエージェント」を選択します。
「Microsoftによるビルド」の「表示を増やす」を押下します。
「Writing Coach」を選択します。
「追加」を選択し、Writing Coachを追加します。
すると、メッセージ入力画面に遷移するので、ここから利用します。
Writing Coachを使ってみる
日々の業務において、資料作成やメール、ブログなど、文章を書く機会は非常に多くあります。
その中で成果を左右するのが「文章の伝わりやすさ」です。
しかし実際には、「どのように書けばよいかわからない」「伝えたい内容はあるが、うまく言語化できない」「書いた後にどこをどう改善すべきか判断できない」といった課題に直面することが多くあります。
今回は、馴染みのお客様に会議依頼を送信するケースを想定して、文章を添削し少しカジュアルに調整してもらいます。
そこで以下のようなサンプルのメール文を作成しました。
A株式会社
ご担当者様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の今井です。
〇〇の件につきまして、オンラインにて
一度お打ち合わせのお時間を頂戴できませんでしょうか。
下記日時での実施を希望しております。
・5月20日（水）15:00～15:30
上記日時でご都合いかがでしょうか。
差し支えなければ、こちらから会議設定をさせていただきます。
もしご都合が合わない場合は、別の候補日時をお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
――――――――――
〇〇株式会社
今井まずは、こちらをWriting Coachに添削してもらいます。
以下の文章でWriting Coachに依頼します。
以下のメール文について、お客様向けのビジネスメールとして適切かレビューしてください。
【観点】
・分かりやすさ（読みやすさ、構成）
・丁寧さ（言い回し、敬語）
・伝達力（目的・依頼内容が明確か）
・無駄の有無（冗長な表現がないか）
そのうえで、以下の項目について教えてください。
1.改善点を具体的に指摘
2.改善後の完成版メールを作成
3.なぜその修正が良いのか理由
【メール本文】
A株式会社 ご担当者様
お世話になっております。
〇〇株式会社の今井です。
お打ち合わせについてご連絡いたします。
5/20の15:00～15:30で一度お打ち合わせのお時間をいただきたいのですが、ご都合いかがでしょうか。
問題なければこちらで会議設定いたしますのでご確認お願いいたします。
よろしくお願いいたします。このように依頼することで文章を添削してくれます。
また観点別にレビューもしてくれます。
これらを踏まえて改善点を指摘してくれ、改善後の文章例を作成してくれます。
A株式会社
ご担当者様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の今井でございます。
先日はお打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。
次回のお打ち合わせについてご連絡いたします。
下記日時にて、30分ほどお打ち合わせのお時間を頂戴できればと存じますが、
ご都合はいかがでしょうか。
【候補日時】
・5月20日（火）15:00～15:30
上記日時で問題ございませんでしたら、
こちらから会議の設定をさせていただきます。
もしご都合が難しい場合は、別の日時をご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――
〇〇株式会社
今井
――――――――――――
これらの修正が行われた理由も教えてくれます。
ここからトーンの調整を実施します。
作成された文章が硬すぎたり、逆にカジュアルすぎたりする場合、それらを調整していきます。
今回は以下の文章でもう少しカジュアルに調整するように依頼します。
もう少しカジュアルにしてください
すると、お客様向けでカジュアルな文章を作成することができました。
A株式会社
ご担当者様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の今井です。
お打ち合わせについてご連絡いたします。
5月20日（火）15:00～15:30で、
30分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。
もし問題なければ、こちらで会議の設定をさせていただきます。
ご都合が合わない場合は、別の日時をご共有いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
Writing Coachを使用する際のTips
最初に用途を明確にする
誰に向けた何に使用する文章なのかを最初に明確にしましょう。
用途をセットで伝えることで改善の精度が上がります。
「お客様向けメールとして丁寧にしたい」など用途をセットにしましょう。
1回で完成形を作成しようとしない
1回で完成させるのではなく、添削→トーン調整の流れで段階的に活用していきましょう。
こうすることで、より効果の高い改善が実施されます。
添削の際は観点を指定する
添削を依頼する際は、どの観点で添削・改善をしてもらうのかを指定するようにしましょう。
「いい感じにして」などと丸投げすると、効果的な添削がされない場合があります。
観点としては「わかりやすさ」「冗長さ」「論理の流れ」「丁寧さ」などがあります。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
メールを作成する際など文章を作成する業務全般に活用することができます。
文章の草案だけ作成することで、容易に状況に合わせた文章を作成することができます。
メリット
文章作成にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。
また、自身の癖や問題点などを見つけることができたり、思いつかなかった言い回しや表現も活用できたりします。
注意点
Writing Coachが生成した文章が正しいとは限らないので、生成された結果を確認する必要があります。
まとめ
本記事ではWriting Coachを紹介しました。
文章作成は幅広い業務で必要なタスクになるので、積極的に活用して時間短縮していきましょう。
おまけ(Copilot Chatによる本記事の要約)
本記事では、Microsoft 365 Copilotのエージェント機能「Writing Coach」について紹介しています。
Writing Coachは、文章の構成・表現・トーンなどを対話形式で改善できる文章作成支援ツールです。従来のCopilot Chatでも文章生成や添削は可能でしたが、改善の観点や理由まで深掘りしながら段階的にブラッシュアップできる点が特徴です。
実際の利用では、メールなどの文章を入力すると、
・改善点の指摘
・修正後の文章例
・修正理由
を提示してくれ、さらに「もう少しカジュアルに」などの指示でトーン調整も可能です。
効果的な使い方としては、
・用途や対象（誰向けか）を明確にする
・1回で完成させず段階的に改善する
・「分かりやすさ」「丁寧さ」など観点を指定する
ことが重要とされています。
主なメリットは、文章作成の効率化と品質向上に加え、自分の文章の課題や改善ポイントを学べる点です。一方で、生成内容は必ず確認が必要という注意点もあります。
まとめとして、Writing Coachはメールや資料作成など幅広い業務で活用でき、文章の質を高めながら作業時間を短縮できる有用なツールです。
