【Microsoft×生成AI連載】シリーズです！
今回は、「Microsoft Teams」（以下、Teams）でCopilotのリライト機能を使用して、ビジネスシーンで活用できるかを検証しました。
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記事をご参照ください。
TeamsのCopilot紹介
TeamsはMicrosoft 365に統合されたコラボレーションツールで、チャット、ビデオ会議、ファイル共有を含む機能を提供します。Microsoft 365と連携して効率的なコミュニケーションを支援してくれます。
TeamsのCopilotはビデオ会議ではもちろん、チャット内でも活用することが可能です。今回は、チャットメッセージのリライト機能を紹介します。
利用場所
リライト機能は、デスクトップ版のTeamsで利用可能です。チャットのメッセージ送信欄にある、左から3番目のアイコンを押下するとリライト機能が使用できます。
特に文章を選択しないままアイコンを押下すると、記入しているメッセージ全体でリライト機能が実施されます。
文章の一部のみに適用したい場合は、適用させたい文章を選択してから、アイコンを押下してください。その部分にのみリライト機能が実施されます。
「書き換え」や「調整」で提案された内容に問題なければ、「置き換え」を押下してください。出力した内容にチャットメッセージが変更されます。
書き換えを実行
「書き換え」を選択するとどのような挙動になるかを確認しました。ですます調ではない文章を含め、誤字もある状態で「書き換え」を行いました。
結果としては、以下のスクリーンショットのように出力されました。全体的な文体はですます調になり、誤字も修正してくれました。
調整を実行
「調整」を選択するとどのような挙動になるかを確認しました。
既存のプロンプトを実行
既存で6パターン用意されているため、「書き換え」で検証した文章を使用して、それぞれの挙動を確認します。
「簡潔」の結果としては、以下のスクリーンショットのように出力されました。4文になっていた文章が2文になるだけでなく、内容としても要約して出力されました。
「長文」の結果としては、以下のスクリーンショットのように出力されました。詳細な説明を追加する場合の観点で文章が追加され、話を展開してくれました。
「カジュアル」の結果としては、以下のスクリーンショットのように出力されました。ですます調ではなくなり、「かなり」や「どんどん」といった砕けた言い回しも利用したカジュアルな表現になりました。
「プロフェッショナル」の結果としては、以下のスクリーンショットのように出力されました。元々の文章がビジネスシーンを想定した文章であったためか、「書き換え」と大きく変わった部分はありませんでした。ですます調で、ビジネス相手にも送信できるような表現でした。
「信頼性がある」の結果としては、以下のスクリーンショットのように出力されました。「プロフェッショナル」や「書き換え」と同様の出力結果でした。
「熱意がある」の結果としては、以下のスクリーンショットのように出力されました。「！」を文末に利用しており、ややカジュアルな明るい文体になっています。
ユーザー設定を実行
「調整」を選択すると、「ユーザー設定」も選択することも可能です。これを選択すると、自分で入力したプロンプトでリライト機能を利用できます。
この機能で、「調整」で用意されていない文体へ書き換えることも可能です。
「書き換え」で検証した文章を対象に、プロンプトに
適度に絵文字も使いつつ、社内の人に送信しても失礼にならない程度にカジュアルな文章にしてくださいと入力して実行すると、以下のスクリーンショットのように出力されました。プロンプト通り絵文字が入っており、文末はですます調の文章が出力されました。
ビジネスシーンを想定した実行案
実際にビジネスシーンでリライト機能を活用できそうな2つの利用シーンを想定し、「ユーザー設定」のプロンプトで対応する方法を紹介します。下書きからリライトされた文章を活用し、文章を作成する時間を削減することが可能です。
箇条書きにしたメモを文章形式に変換する
自分の作業用メモとして記載した内容を基に社内の人に作業依頼する場合、メモをですます調に変換したり、口語になっている部分を書き換えるなど意外と手間がかかります。そこでリライト機能を利用して、箇条書きのメモから社内の人に送信できる文章を作成してもらいました。
まずは箇条書きのメモを想定した文章を用意して、チャットメッセージ欄に貼り付けます。
そして「ユーザー設定」のプロンプトで
社内の人に送信するチャットです。箇条書きのメモを文章にして、分かりやすく伝わる内容にしてくださいと入力して実行しました。
結果としては、以下のスクリーンショットのように出力されました。メモに記載した内容を過不足なく取り入れ、ですます調で社内の人に送信可能な文章を作成できました。
長文で記載した内容を箇条書きに整理する
チャットでコミュニケーションを取る場合には、意図が正確に伝わるよう長文になることが多いです。しかし、かえって要点が分かりにくくなることもあります。そこでリライト機能を利用して、要点を簡潔に作成してもらいました。
まずは長文のメッセージを用意し、最後に要点としてまとめる用にメッセージをコピーして貼り付けます。その部分を選択した状態で、リライト機能を実行します。
「ユーザー設定」のプロンプトで
社内の人に送信するチャットです。文章の要点のみ20文字前後の箇条書きに整理してくださいと入力して実行しました。
結果としては、以下のスクリーンショットのように出力されました。各文章の要点が簡潔にまとめられています。
「置き換え」で適用すると以下のスクリーンショットのようになります。要点のまとめが入ることで、視覚的に分かりやすくなりました。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
リライト機能は、ビジネスパーソンが日常的に利用するチャットメッセージの作成や修正に役立ちます。例えば、プロジェクトの進捗報告、クライアントや社内メンバーとのコミュニケーションなど、さまざまなシーンで活用できます。
メリット
リライト機能のメリットは、効率化と生産性向上の両方にあります。メッセージのリライトにより、時間を短縮しつつ、より適切な表現を用いることで、コミュニケーションの質を向上させることができます。
この機能を活用することで、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの進行がスムーズになります。また、クライアントとのやり取りも効率化され、ビジネスの成果向上につながるでしょう。
注意点
「ユーザー設定」で入力したプロンプトによっては、リライト機能が実行できない旨が表示される場合もあります。その場合はプロンプトの表現を変更して実行してください。
また、リライト結果をそのまま送信せず、必ず内容を確認し、必要に応じて修正してください。意図した内容に沿ってリライトされているかを確認してからメッセージを送信してください。
まとめ
Teamsのリライト機能は業務でも利用できることが分かり、さまざまな業務で活用できる可能性があります。
事前にプロンプトを用意しておくと、メモレベルの内容を記載するだけで他の人にも送信できるメッセージを作成してくれます。これにより、短い時間でメッセージ作成を行え、コミュニケーションがより迅速に行うことが可能になります。
Copilotを活用して、仕事効率を向上させていきましょう！
おまけ（Copilot Chatによる本記事の要約）
本記事ここまでの執筆内容をCopilot Chatに転記し、記事内容の要約をしてもらいました。
この記事は、Microsoft TeamsのCopilotリライト機能をビジネスシーンでどのように活用できるかを検証した内容です。
まず、TeamsのCopilotリライト機能の紹介から始まり、デスクトップ版のTeamsで利用可能であること、チャットメッセージのリライト方法について説明しています。リライト機能は、メッセージ全体や選択した部分に適用でき、誤字の修正や文体の統一が可能です。
次に、リライト機能の具体的な使用例として、「書き換え」と「調整」の2つの機能を紹介しています。「書き換え」では、文体を統一し誤字を修正することができ、「調整」では、既存のプロンプトを使用して文章を簡潔にしたり、詳細な説明を追加したり、カジュアルな表現に変えたりすることができます。また、ユーザー設定を利用して、プロンプトに応じたリライトも可能です。
さらに、ビジネスシーンでの具体的な活用例として、箇条書きのメモを文章形式に変換する方法や、長文を箇条書きに整理する方法を紹介しています。これにより、メッセージ作成の時間を削減し、効率的なコミュニケーションが可能になります。
最後に、リライト機能のメリットとして、効率化と生産性向上が挙げられています。注意点としては、リライト結果をそのまま送信せず、必ず内容を確認することが重要です。
この記事を通じて、Teamsのリライト機能が業務でどのように役立つかを理解し、Copilotを活用して仕事効率を向上させる方法を学ぶことができます。
