【Microsoft×生成AI連載】シリーズの記事です。
本記事では1on1や会議などをセットするときに使う「Microsoft Outlook」（以下、Outlook）で利用可能なCopilotの機能についてご紹介します。
これまでの連携
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記載をご参照ください。
OutlookのCopilot紹介
Outlookには代表的な機能として、予定や会議の設定ができる「予定表」の機能があります。
今回は、Outlook on the web上で、1on1のような1対1の会議（以下、1on1）を設定する際と、メールのスレッド内容に合わせたアジェンダを含めた会議を作成する際に、Copilotを活用する方法についてご紹介します。
Copilotを用いた1on1の自動設定
Copilotが提示するプロンプトを用いる場合
右上のCopilotアイコンを押して、WebのCopilotを開きます。
「スケジュール」を選択します。
下記画像では塗りつぶしていますが、実際にはここにメンバーが表示されるので、ここから1on1をセットしたい人を選択します。
プロンプトが自動入力されるので、そのまま送信します。
※ 塗りつぶした部分に1on1を設定したい人の名前が入っています。
送信すると、空いている時間に自動で1on1を設定するための画面が表示されます。そのまま会議依頼を送信する事も出来ますが、今回は内容を確認したいので、一度「編集」を選択します。
Copilotが設定した会議の内容を確認し、必要に応じて編集して送信する事で会議を設定することができます。
※ 赤枠の箇所に相手と自身の両方が空いている時間が表示されるので、そこから時間を選択することも可能です。また、そのほかの設定も自身で入力することが出来ます。
自身でプロンプトを入力する場合
先ほどは選択肢から「スケジュール」を選びましたが、直接プロンプトを入力する事も出来ます。
Outlook on the webの画面の右上からWebのCopilotを開きます。
そして、プロンプトに「○○さんとの1on1をセットしてください」という形で文章を入力してください。この時、名前はローマ字で入力してください。
※例：「imaiさんとの1on1をセットしてください」
すると、前の章でプロンプトを選択したときと同じように会議を設定してくれます。先ほどと同様に必要に応じて編集を行い、会議を送信することができます。
Copilotを用いた会議のアジェンダ作成
Outlookにてアジェンダを作成したい会話のスレッドを選択し、WebのCopilotを開きます。
「会議のアジェンダを作成してください」と入力します。
すると、スレッドの内容に合わせて会議のアジェンダを作成してくれます。
最後に、手動で作成されたアジェンダをコピーして会議依頼の本文に挿入すると、わかりやすい会議依頼を作成することが可能となります。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
Outlookで会議を利用する方であれば、どなたでも活用することが可能だと思います。
- Copilotを用いた1on1の自動設定
- Copilotがお互いに空いている時間に1on1を自動で設定してくれます
- お互い空いている時間を探す必要がないので、今までより短時間で1on1を設定することが可能です。
- Copilotを用いた会議のアジェンダ作成
- スレッドの内容に沿って会議のアジェンダを作成してくれます
- 会話のスレッドの長さに関わらず、短時間でアジェンダを作成することが可能となります
メリット
- これらの機能を活用することで、コミュニケーションの効率化が期待できます
- 今まで時間をかけていた1on1などの会議の設定や、会議のアジェンダ作成などを迅速に行うことができ、生産性の向上が期待できます
注意点
- 1on1を設定する際に同姓同名の方がいた場合、本来会議を送りたい方と別の方を指定してしまう可能性があるので、正しいユーザーが指定されているか確認が必要です
- Copilotが生成するデータは正しいとは限らないため、会議の内容が間違っていないか等、正確性を確認する必要があります
まとめ
Microsoft Ignite 2024で発表されたMicrosoft OutlookのAI機能は、どれも日常業務をより効率的に実施できそうだと感じました。
Copilotを用いることで、1on1の空いている時間を探さなくてよくなったり、スレッドをさかのぼらなくてもアジェンダの作成が可能となったりするので、より時短になると思います。
おまけ(BizChatによる本記事の要約)
本記事ここまでの執筆内容をBizChatに転記し。記事内容を要約してもらいました。
この記事は、Microsoft Outlookで利用可能なCopilotの機能について紹介しています。以下の内容が含まれています。
まず、Outlookの代表的な機能として予定・会議の設定ができる「予定表」の機能があります。この記事では、1on1のセットやスレッドの内容に合わせた会議のアジェンダを作成する際にCopilot機能を利用する方法が紹介されています。
1on1の自動セットでは、Copilotが提示するプロンプトを用いる場合と、自身でプロンプトを入力する場合の手順が説明されています。Copilotを使うことで、空いている時間に自動で1on1をセットし、内容を確認して送信することができます。
会議のアジェンダ作成では、スレッドの内容に合わせて会議のアジェンダを自動で作成する方法が紹介されています。これにより、長いスレッドでも短時間でアジェンダを作成することが可能です。
利用シーンとしては、Outlookで会議をセットする方なら誰でも活用できると述べられています。Copilotを用いた1on1の自動設定や会議のアジェンダ作成は、コミュニケーションの効率化や生産性の向上が期待できます。
注意点として、Copilotが生成するデータの正確性を確認する必要があり、会議の内容や1on1の相手が間違っていないかを必ず確認するように注意喚起されています。
この記事は、Microsoft OutlookのAI機能が日常業務をより効率的に実施できることを強調しており、特に1on1の自動設定や会議のアジェンダ作成が時間短縮に役立つと述べています。
