Teams Phone機能である自動応答では、営業時間や営業時間外、または祝日・休日かどうかによって着信時の動作を変えることができます。
営業時間・営業時間外での着信動作はそれぞれ一つずつの設定が可能ですが、祝日・休日については、日にちによって複数の着信動作を設定することができます。
前提
自動応答はTeams Phoneにて利用できる機能のため、Teams Phoneを利用するためのライセンスと外線番号が必要になります。
管理センターから設定するだけでも、テナントでTeams Phoneのライセンスを一つ以上保持してる必要がありますので、ご注意ください。
※ 自動応答の基本的な設定方法は以下のMicrosoft公開情報を参照ください。
休日カレンダーの準備
まず、着信動作を変える休日リストを準備します。
Teams管理センターへアクセスし、通話メニュー内の「休日」を選択して、「追加」ボタンをクリックして休日リストを作成します。
任意の休日リスト名を指定し、「新しい日付を追加」をクリックして休日・祝日の日程を追加します。
注意事項としては、2025/7/30を指定する場合、設定値は下記のように、休日とする日の翌日0時までを指定します。
- 開始日時：2025/7/30 0:00
- 終了日時：2025/7/31 0:00
今回は以下のように2つの休日リストを作成しました。
自動応答の設定
詳細な手順は割愛しますが、通話メニュー内の「自動応答」にて、新規の自動応答を作るか、または既存の自動応答を編集し、「休日の通話フロー」画面へ遷移します。
上記画面の「追加」ボタンから、作成した休日リストごとに着信の動作を設定します。
以下のように、休日リストごとに異なる着信の動作をそれぞれ設定できます。
- 休日１（01_休日リスト１）：応答メッセージを再生して切断
- 休日２（02_休日リスト２）：応答メッセージを再生してボイスメールに転送
あとは、他設定を必要に応じて更新し保存します。このように設定することで、着信した日付によって異なるアナウンスや動作とすることができます。
なお、現時点では、一つの自動応答に対して20個の休日設定を設定することが可能です。
Microsoft Teams自動応答を設定する - Microsoft Teams | Microsoft Learn
各自動応答に最大 20 個の休日セットを追加できます。
終わりに
自動応答に複数の休日設定を組み込むことで、電話をかけてきてくれた人への応対が細やかになります。
例えば、祝日など1日だけの休日であれば単純に休みである旨のアナウンスを流して切断するだけとして、年末年始のように長期の休日の場合は、アナウンスに加えてボイスメールや休日窓口に転送するなど、休日の種類によって電話をかけてきた人への対応の手厚さを変えることができます。
ぜひ取り入れてみてください。
Hiroko, Kimura（日本ビジネスシステムズ株式会社）
Microsoft 365製品の提案～運用が担当領域、特にTeams／Teams Phone多めです。趣味は音楽とテレビと映画。趣味にしたいのは筋トレ（エンジニアには筋肉が必要）。
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