【Microsoft×生成AI連載】シリーズの記事です。
本記事ではメールの送受信や予定・会議などをセットするときに使う「Microsoft Outlook」（以下、Outlook）で利用可能なCopilotの機能についてご紹介します。
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記載をご参照ください。
OutlookのCopilot紹介
Outlookには代表的な機能として、以下の2種類があります。
- メールの送受信ができる「メール」の機能
- 予定・会議の設定ができる「予定表」の機能
メールの返信文の作成や、メールを使って会議を設定する際などにCopilot機能が利用できますので、ご紹介します。
Copilotを用いたメール返信文の自動生成
メールでCopilotを使用すると、メール返信時にプロンプトから下書きを生成することができます。
Copilotが提示するプロンプトを使用する場合
まず、返信したいメールを選択し、返信ボタンを押下します。
次に、Copilotを使って、下書きの中にあるプロンプトの中から返信したい内容のものを選択します。
すると、Copilotが返信文を自動で生成してくれます。生成された文章に問題がなければ「保持する」を選択します。
※「もう一度試す」を選択することで、同じプロンプトで再生成することもできます。
また、赤枠のアイコンを押下してプロンプトを変更したり、「他に変更することはありますか？」に入力したりすることで、生成される文章の内容や長さなどを変更することができます。
生成された文章を保持すると下書きに反映されるます。必要に応じて最後に手直しして送信します。
自身でプロンプトを設定する場合
文章を生成する際に自身でプロンプトを設定することも可能です。その場合は、Copilotを使って下書きで「カスタム」を選択します。
すると、プロンプト入力画面が出てくるので、そこに返信したい内容を入力します。
生成を押下すると、Copilotが下書きを作成します。
ここからは、Copilotが提示するプロンプトを使用する場合と同じです。
生成された文章に問題がなければ「保持する」を選択することで下書きに反映させることができます。
また、「もう一度試す」で再生成も行えますし、アイコンの操作でプロンプトを変更することもできます。
Copilotを用いた会議依頼の自動設定
Copilotを用いて、メールでの会話内容から会議を自動で設定することができます。
会議を設定したいメールを選択し、赤枠アイコンの「Copilotを使用してスケジュールする」を選択します。
すると、会議設定ウィンドウが開きます。Copilotが会議の設定を行ってくれるので、会議内容を確認して、必要ならば手直しを行います。「挿入」を押下して、会議メッセージに今までの会話内容の要約を追加することもできます。
最後に「送信」を選択すると、会議依頼がメンバーに送信されます。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
Outlookを利用したコミュニケーションを行っている方は、業界問わず活用できると思います。
メール返信文の自動生成
メールでのコミュニケーション全般で使用可能です。
数クリックで返信内容の大まかな部分を生成することが可能となります。
会議依頼の自動設定
Copilotが今までの会話の流れに沿って、タイトル・日時・メンバーなどを設定してくれます。
今までより短時間で会議依頼を設定することが可能となります。
メリット
これらの機能を活用することで、コミュニケーションの効率化（時間短縮）、生産性向上が期待できます。
AIを活用することで、今まで時間をかけていたメールの返信文の作成や会議の設定を、迅速に行うことができます。
注意点
Copilotが生成するデータは正確性を確認する必要があります。
伝えたい内容が返信文に含まれているか、会議の内容・参加者・日時等が間違っていないかを必ず確認したうえで送信してください。
参考情報
Microsoft Ignite 2024で発表されたOutlookのCopilotの新しい機能が、紹介した2つ以外にもございますので、併せてご参照ください。
まとめ
Ignite 2024で発表されたMicrosoft OutlookのAI機能は、どれも日常業務をより効率的に実施できそうだと感じました。
特に、メール内容からの会議の自動設定は、Copilotが全て設定してくれるので時間短縮になります！
おまけ(BizChatによる本記事の要約)
本記事ここまでの執筆内容をBizChatに転記し、記事内容の要約をしてもらいました。
この記事は、Microsoft Outlookで利用可能なCopilotの機能について紹介しています。以下の内容が含まれています。
- メール返信文の自動生成: Copilotを使用して、メール返信時にプロンプトから下書きを生成することができます。Copilotが提示するプロンプトを使用する場合と、自身でプロンプトを設定する場合の手順が説明されています。
- 会議依頼の自動設定: Copilotを用いてメールでの会話内容から会議を自動で設定することができます。会議設定ウィンドウの操作方法や、会議メッセージに会話内容の要約を添付する方法が紹介されています。
- 利用シーンとメリット: Outlookを利用したコミュニケーション全般で活用でき、返信文自動生成機能や会議依頼自動設定機能を使うことで、コミュニケーションの効率化や生産性向上が期待できると述べられています。
- 注意点: Copilotが生成するデータの正確性を確認する必要があり、返信文や会議の内容・参加者・日時等が間違っていないかを必ず確認するように注意喚起されています。
この記事は、Microsoft OutlookのAI機能が日常業務をより効率的に実施できることを強調しており、特にメール内容からの会議の自動設定が時間短縮に役立つと述べています。
