SharePointリスト内のアイテムへのアクセスを制限する

SharePointリストを使っていて、こんなケースはありませんか？

そんな時、SharePointリスト内のフォルダーにアイテムを作成し、フォルダー毎に固有の権限を設定することで解決することができます。

SharePointリスト内のアイテムには、アイテムごとに固有の権限を設定することができます。しかし、アイテム1つ1つに固有の権限を設定するとアクセス許可の管理が煩雑になります。

そこで、SharePointリスト内にフォルダーを作成し、フォルダー単位で固有の権限を設定することをおすすめします。

フォルダー内にアイテムを作成するとともにフォルダー毎に固有の権限を設定することで、アイテムを個別に管理する必要がなくなり、権限の付与や剥奪等の管理が楽になります。

既定では、SharePointリストにて[＋新規]をクリックするとアイテムの作成画面が表示されるため、下記手順にて「新しいフォルダー」コマンドが表示されるように設定します。

続いて、作成したフォルダーに対する不要なユーザーからのアクセスを防ぐためにSharePointサイトからの権限の継承を中止する設定を行います。

対象のフォルダーを選択します。
フォルダー名横[…]–[アクセス許可の管理]の順にクリックします。
[…（その他のオプション）]-[詳細設定]の順にクリックします。
[権限の継承を中止]をクリックして確認メッセージの[OK]の順にクリックします。
不要なユーザーを選択し、[ユーザー権限の削除]をクリックします。
※すべてのユーザーを削除すると、サイトコレクションの管理者以外のユーザーにはフォルダーへのアクセス権限の操作ができなくなりますのでご注意ください。

ここで設定したアクセス権限は、フォルダー内のアイテムにも継承されます。
対象のフォルダーを選択します。
フォルダー名横[…]–[アクセス許可の管理]の順にクリックします。
[…（その他のオプション）]-[詳細設定]の順にクリックします。
[アクセス許可の付与]をクリックします。
下記2項目を設定し、[共有]をクリックします。
　└名前または電子メールアドレスを入力してください
　└アクセス許可レベル
※対象ユーザーへのメール通知が不要な場合は、「電子メール招待状を送信する」のチェックを外します。