Power AutomateフローでFormsアンケート回答の添付ファイルをハイパーリンクにしてSharePointリストに転記する

お問い合わせや申請のためのFormsアンケートフォームへの回答があった際に、Power AutomateのクラウドフローでSharePointリストに自動転記を行うことができます。

テンプレートもありますので簡単にフローを作成することもできますが、フォームの回答の添付ファイルがある場合に、SharePointリストにどう反映させようか戸惑うことがあります。

SharePointリストの「添付ファイルへのリンク」という列に、フォームの回答のハイパーリンクを表示させる方法をご紹介します。

用意するもの
Formsアンケートフォーム
SharePointリスト
- SharePointリストのイメージ図
- [複数行テキスト]の列の使用可能なテキストの種類を"リッチテキスト"にする手順
Power Automateのフローを作成
- フロー作成イメージ図
- フロー作成手順
動作を確認
- フローの実行履歴の確認
- SharePointリストの確認
まとめ

用意するもの

Formsアンケートフォーム
- 自身が所有者または共同編集者である必要があります。
- ここでは、Teamsチームに紐づく「グループのフォーム」を使用します。
SharePointリスト
- 自身がフルコントロールまたは編集権限を持つ必要があります。

Formsアンケートフォーム

今回は、下図のようなフォームを使用します。申請用のフォームで、添付ファイルは1つのみ許可しています。

※グループのフォームで添付ファイルの設問を作成するには、グループの所有者である必要があります。

SharePointリスト

SharePointリストはFormsアンケートフォームの設問に合わせた列を準備します。

添付ファイルへのリンクを表示する列は[リストの設定]画面から列の編集画面を開き、[複数行テキスト]かつ[リッチテキスト (太字、斜体、テキストの配置、ハイパーリンク)] にします。

※リッチテキストには2種類あるため、下記手順で設定し、画像など余分な情報は追加できずシンプルな書式で利用できるようにすることをおすすめします。

SharePointリストのイメージ図

[複数行テキスト]の列の使用可能なテキストの種類を"リッチテキスト"にする手順

SharePointリストにアクセスし、画面右上の[歯車] - [リストの設定] をクリックします。
”列” の一覧にて、設定を変更したい列名をクリックします。
列の編集画面が開いたら、”この列の情報の種類” に「複数行テキスト」と表示されていることを確認し、”列の追加設定” の ”使用可能なテキストの種類を指定してください” の項目で [リッチテキスト (太字、斜体、テキストの配置、ハイパーリンク)]を選択します。
[OK] ボタンをクリックして設定を保存します。

Power Automateのフローを作成

早速フローを作成していきましょう。

フロー作成に慣れていない方でもなるべく分かりやすいように、テンプレートを用いて手短に作成できる方法かつ、手順を省略せずに記載しています。

フロー作成イメージ図

フロー作成手順

下記テンプレートのURLにアクセスし[今すぐ試す] をクリックします。
https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/templates/details/2be590104bdd11e78896d10a96d3fac3/フォームの回答を-sharepoint-に記録します/
「既にアカウントをお持ちですか。」の下部の[サインイン]をクリックします。
※サインイン画面が表示されたら、自身のアカウントでサインインします。
画面下部の「このフローの接続先は次のとおりです:」のMicrosoft FormsとSharePointの右に自身のアカウントが表示されていることを確認し、[続行]をクリックします。
トリガーアクション[When a new response is submitted] にフォームIDを設定します。
※プルダウンメニューに表示されれば選択し、表示されない場合は[カスタム値]を選択して、フォーム編集画面または回答画面のURLの途中にある「v-LL」から最後までの下記のような文字列を指定します。（下記文字列は仮の値です）
v-LL_ABCdefGHIjkLmNoPQrStu123ABCdefGHIjkL-MnOpQ123RstUvwx456YZ123abcDEF789ghIJkLmnOPqRS12Tu
アクション[Get response details] にも同様にフォームIDを設定します。
アクション[Create item] にて下記を設定します。
- [サイトのアドレス] にてプルダウンメニューから選択もしくは[カスタム値]を選択してURLを入力
- [リスト名] をプルダウンメニューから選択
[保存] ボタンをクリックして一旦フローを保存します。
フロー編集画面の右上の[テスト] をクリックして、[手動] を選択して[テスト] をクリックします。
Formsアンケートフォームの回答画面を開き、添付ファイルをアップロードして回答を送信します。
「ご利用のフローが正常に実行されました。」と緑色のバーに表示され、実行履歴が表示されるのを待ちます。
実行履歴内の [Get response details] アクションを展開し、出力内の添付ファイルの設問の欄にある、[{"name": から始まる文字列をすべてコピーしてメモ帳等に貼り付けしておきます。
画面右上の[編集] ボタンをクリックして、再度フロー編集画面を開きます。
アクション[When a new response is submitted] と [Get response details] の間に[変数を初期化する] アクションを追加し、各項目を下記のように設定します。
- "名前"：Attachment
- "種類"：文字列
- "値" ：なし
アクション[Get response details] の下に[ユーザープロフィールの取得 (V2)]アクションを追加し、"ユーザー (UPN)" の項目に動的なコンテンツとして [Get response details] の[Responder's Email] を追加します。
※詳細オプション内の ”フィールドの選択” の項目は指定無し。
アクション [ユーザープロフィールの取得 (V2)] の下に、[条件] アクションを追加し、左の”値の選択” 欄に動的なコンテンツとして [Get response details] のFormsの添付ファイルの設問に対応したものを追加して、”次の値に等しい” が選択されたままで、右の ”値の選択” 欄は空欄のままにします。
アクション [条件] の下に表示された [はいの場合] にはアクションは何も追加せずそのままにし、[いいえの場合] に[JSONの解析] アクションを追加して各項目を下記のように設定します。
- "コンテンツ"：動的なコンテンツとして [Get response details] のFormsの添付ファイルの設問に対応したものを追加
- ”スキーマ”：[サンプルから生成] をクリックし、手順10. でコピーした値を貼り付けして[完了] をクリックします。
[いいえの場合] の [JSONの解析] アクションの下に [変数の設定] アクションを追加し、各項目を下記のように設定します。
- "名前"：Attachment を選択
- "値" ：下記 <a から始まり </a>で終わるテキストをまず入力し、図のように動的なコンテンツとして[JSONの解析] の [link] と [name] を追加
  <a href=""target="_blank" rel="noopener noreferrer"></a>
  
  ※ [変数の設定] アクションの値に[JSONの解析] の [link] または [name] を追加したタイミングで、自動的に[Apply to each] アクションの中に入った状態に変わります。
アクション [Create item]を展開して、SharePointリストの各列の項目にそれぞれ動的なコンテンツとして、[Get response details] のFormsの設問に対応したものを追加し、添付ファイルへのリンクの列にあたる項目には[変数] の [Attachments] を追加します。
[保存] をクリックします。
画面右上の[テスト] をクリックし、[自動] - [最近使用したトリガーで] - [成功 ●分前] を選択し、[保存＆テスト]をクリックします。