新しいOutlookを使用して仕訳ルールを作成する方法をご紹介します。
仕訳ルールを活用することで、受信トレイを整理し、重要なメールの見落としを防ぐことができます。
仕訳ルールとは？
特定の条件に基づいて受信メールに対して自動的にアクションを実行する機能です。
例えば、特定の送信者からのメールを特定のフォルダーに移動、特定のキーワードを含むメールの自動削除などを実行できます。
仕訳ルールの作成手順
1. まず、新しいOutlookを開きます。
※ Outlookのバージョンによっては、インターフェースが異なる場合がありますが、基本的な手順は同じです。
2. 右上にある設定マークをクリックします。表示されるメニューからメール＞ルールを選択し、「新しいルールを追加」をクリックし、「次に対するルール」にルールを割り当てるメールアドレスを選択します。
3. ルールの作成ウィンドウが表示されます。ここで、ルールの条件を設定します。条件やアクションは選択肢から選択できます。
4. 必要に応じて、ルールの例外を設定することもできます。例外を設定する場合、「例外を追加」をクリックします。
5. 選択肢から例外を選択します。
6. すべての設定が完了したら、「OK」をクリックしてルールを保存します。これで、設定した条件に基づいてメールが自動的に仕訳されるようになります。
仕訳ルール作成後の動作
手順に沿って仕訳ルールを作成後、どのようなメールフローになるのかを見ていきます。
パターン１：差出人による仕訳
指定したアドレスからのメールが特定のフォルダに自動的に移動されるルールを設定した画面になります。
ルール名：test1
アクション：指定した差出人からのメールを自動でtestフォルダに移動する設定後、指定した差出人からのメールが、testフォルダに自動的に格納されるようになります。
パターン2：件名による仕訳と例外の設定
件名に「緊急！」というキーワードを指定して、メールを受信した際に重要度を「高」に指定するルールを設定します。
さらに、例外として本文に「嘘です」という文字が含まれている場合は除外とする条件も追加します。
ルール名：test2
アクション：重要度を設定する
例外：嘘です
設定後、送られてきたメールの件名に「緊急！」のキーワードが入っていた場合、重要度が「高」になります。
例外の設定により、件名が「緊急！」でも、例外の「嘘です」が入っているため、重要度が設定されないことも確認します。
まとめ
今回は、新しいOutlookを使用して、仕訳ルールを作成する方法をご紹介しました。
Outlookの仕訳ルールは設定できるアクションや条件が豊富なため、複雑な処理にも対応できそうでした。ぜひ、メールを効率よく捌きましょう。
