Power AutomateでFormsを利用する際は、どのフォームをトリガーやアクションで利用するのかを指定する必要があります。
通常は選択肢から選ぶのですが、利用しているフォームが多い場合は、一覧に出てこなかったり、一覧にはあるものの探すのが大変だったりする場合があります。
そんな時は、Formsでフォーム IDを調べてPower Automateでフォーム IDを手動で入力する、という方法を使う事が出来ます。
通常のフォームの選択方法
Power AutomateでFormsの「新しい応答が送信されるとき」のトリガーを利用する際の例です。通常は、ドロップダウンリストに表示されているものを選びます。
ただ、多くのフォームを利用している場合、一覧で見つける事が難しい、またはそもそも表示されない、という事があります。
手動でのフォームの指定方法
フォームをドロップダウンリストから探すことが難しい場合は、「カスタム値の入力」を選択します。
すると、フォームIDを手動で入力する事が出来るようになります。
この方法は、ドロップダウンリストにフォームがあるかどうかに関わらず利用可能です。
フォームIDの確認方法
「カスタム値の入力」で手動で入力するフォームIDは、Forms側で確認します。
該当のフォームの編集画面を開き、「回答を収集」をクリックします。
「リンクをコピー」で回答用のURLを取得します。
※「URLを短縮」にチェックを入れるとIDが取得できないので注意してください
メモ帳などに回答用のURLを貼り付けます。「id=」の後のランダムな文字列がフォームIDになりますので、控えておきます。
手動でフォームIDを指定してフローを作成する
Power Automateに戻り、先ほど控えたフォームIDをFormsのトリガーとアクションに設定します。
後続のアクションで、Formsの回答内容が利用出来る事を確認します。
※ 今回はOutlookのアクションで確認しています
おわりに
本記事では、Power AutomateでFormsでフォーム IDを手動で入力する方法について解説しました。
Formsの利用が進んでフォームの数が増えてくると、この方法が必要になる機会も増えてくると思うので、Formsを使ったフローを活用する場合はぜひ押さえておいてください。
舟越 匠（日本ビジネスシステムズ株式会社）
人材開発部に所属。社内向けの技術研修をしつつ、JBS Tech Blog編集長を兼任。2024年8月からキーマンズネットでPower Automateの連載を開始。好きなサービスはPower AutomateやLogic Apps。好きなアーティストはZABADAKとSound Horizon。
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