Microsoftが発表したMicrosoft 365のアップデートを解説するこのシリーズ。
今回は2022年7月発表分より「MC405572_Microsoft 365 グループに接続されたSharePointサイトに保持ラベルを適用する際の挙動が変更される」を解説します。
- 前提知識１：アイテム保持ラベルとは
- 前提知識２：Microsoft 365 グループに紐づくSharePointサイトと紐づかないSharePointサイト
- そもそもの問題：Microsoft 365 グループに紐づくSharePointサイトに、意図せずアイテム保持ラベルが適用されることがある
- 本更新の概要とメリット
- 宣伝：Microsoft 365 のアップデート情報をチェックし、重要情報をお伝えするJBSサービスのご紹介
前提知識１：アイテム保持ラベルとは
概要
アイテム保持ラベルとは、Microsoft 365 テナント内のデータを一定期間、削除されたデータを含め、保護機能です。指定期間が過ぎた後、データを自動削除することもできます。
アイテム保持ラベルを設定しない状態では、ユーザーがデータを削除すると、データは物理的に削除されます。
アイテム保持ラベルを設定すると、ユーザーがデータを削除すると、製品ごとに用意されたデータ保管用フォルダにデータが移動し、指定した期間データが保護されます。
利用用途
アイテム保持ラベルの利用用途を説明します。
例えば、組織内で不正が行われた場合に、裁判所に証拠となる電子データ（メール、チャット記録、ファイルなど）を裁判所に提出する必要があるとします。
システム管理者が何も対処をしていないと、不正を行った人が証拠のデータを削除してしまい、裁判所に証拠を提出できません。
アイテム保持ラベルを利用すると、ユーザーが削除したデータを含め、Microsoft 365 テナント内のデータを保護されますので、裁判所に証拠となる電子データを提出できます。
上記以外でも、
- 会社の監査ルール上、データを数年間保管しておく必要がある
- 個人情報が含まれたデータを、利用期間が終了したら、自動削除する
といった用途で、アイテム保持ラベルが利用されます。
アイテム保持ラベルの発行対象
以下の製品に対し、アイテム保持ラベルを発行し、データを保護することができます。
- Exchange メール
- SharePoint サイト
- OneDriveアカウント
- Microsoft 365 グループ
前提知識２：Microsoft 365 グループに紐づくSharePointサイトと紐づかないSharePointサイト
Microsoft 365 グループとは
Microsoft 365 グループとは、Microsoft 365全製品（SharePoint、Teams、Planner、Outlook…etc）共通で利用できるグループです。
従来使用されていたActive Directoryのセキュリティグループは、システム管理者だけが作成・メンテナンス可能なグループで、一般的には組織図の通り、部署・部門・チームごとにセキュリティグループが作成されていました。
それに対し、Microsoft 365 グループは、（組織が許可していればですが）エンドユーザーが自由に作成・メンテナンスができ、組織の枠を超えたメンバーでグループを構成することができます。
Microsoft 365 グループ共通でMicrosoft 365 全製品を利用できますので、グループ作成と同時に、業務を行う場も提供されます。
二種類のSharePointサイト
SharePointサイトは、大別すると
- Microsoft 365 グループに紐づいているSharePointサイト
- Microsoft 365 グループに紐づいていないSharePointサイト
の2種類があります。
Microsoft 365 グループに紐づいているSharePointサイトは、例えば、
- ユーザーがTeamsを新規作成（裏でMicrosoft 365 グループが自動作成される）した際に作成されたSharePointサイト
- システム管理者がSharePoint管理センターで作成したチームサイト
がございます。
Microsoft 365 グループに紐づかないサイトは、
- システム管理者がSharePoint管理センターで作成したコミュニケーションサイト
- システム管理者がSharePoint管理センターで[その他のオプション]から作成したサイト
がございます。
そもそもの問題：Microsoft 365 グループに紐づくSharePointサイトに、意図せずアイテム保持ラベルが適用されることがある
- SharePoint サイトにアイテム保持ラベルを適用
- Microsoft 365 グループはアイテム保持ラベルの適用外
という設定にし、Microsoft 365 グループに紐づくSharePointサイトにはアイテム保持ラベルを適用しない、と意図していた場合、今までは、Microsoft 365 グループに紐づいているSharePointサイトでもアイテム保持ラベルが設定できてしまう、という問題がありました。
本更新の概要とメリット
本更新が適用されると、
- Microsoft 365 グループに紐づいているSharePointサイト
- Microsoft 365 グループに紐づいていないSharePointサイト
に対して、別個のアイテム保持ラベルを発行できるようになります。
そのため、例えば
- プロジェクト用ファイルを保管しているサイト（Microsoft 365 グループに紐づいているSharePointサイト）では、プロジェクト完了後5年間ファイルを保管する
- 公式ファイルを保管しているサイト（Microsoft 365 グループに紐づいていないSharePointサイト）では、無期限にファイルを保管する
といった細やかな制御が可能になります。
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林 陽子（日本ビジネスシステムズ株式会社）
テクニカルサポートセンター(TSC）の林です。普段は、LiveSupport for Office365というサービスで、お客様からのOffice365関連のご質問にメールで回答をしたり、トレーニング講師を実施しています。
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