Formsアンケートの回答収集をする際、[名前を記録]のチェックがオンになっていれば、メールアドレスと姓名情報は既定でExcelに記録されますが、部署情報は記録されません。
部署情報も併せて取りたい、と考えた時に、こんな悩みはありませんでしたか？
- 部署情報を選択肢にしても良いけど、全社員対象のアンケートなので数十以上の候補から選択させるのは避けたいな…
- 手書きで回答してもらうと表記ゆれが出て集計が大変だな…
- 部署情報を集めたかったのに、設問を設けて記載してもらうの忘れてた！
そんな時に役立つPower Automateを使った裏技を紹介します！
フローの概要
冒頭の悩みを解決するために、Power Automateを使ってFormsの回答者の部署情報を追記するフローを用意しました。
Formsに投稿されたタイミングで実行するようにすることもできますが、今回は手動で実行するようにトリガーを設定しました。こうすることで、部署情報を記載する設問を設け忘れた場合等でも活用できます。
▼フロー全体図
事前準備１：Formsの設定確認
１．対象のFormsの編集画面を開きます。
２．画面右上の[・・・] - [設定]をクリックします。
３．「自分の組織内のユーザーのみが回答可能」または「自分の所属組織内の特定のユーザーが回答可能」が選択され、「名前を記録」にチェックが入っていることを確認します。
事前準備２：Formsの回答が記載されているExcelにシートを追加する
１．Formsの回答が記載されているExcelファイルを開きます。
※[Excelで開く]をクリックした際、回答のExcelがPCにダウンロードされた場合は、OneDriveやSharePoint Onlineなどに保存してから開いてください。
２．[Form1]シートをコピーして複製します。
※今回はFormsの回答そのままのシートと部署名が反映されたシートを分けるために事前準備としてシートを追加していますが、Formsの回答シートにそのまま部署名を反映させても問題ない場合は、[Form1]シートに部署名を入力する列を追加してください。
３．複製したシートを開き、部署名を入力する列を追加します。
４．[テーブルデザイン]タブを開き、テーブル名をわかりやすく変更します。
※既定の名前で識別できる場合はそのままでも構いません。
５．ファイルを上書き保存します。
フローの作成手順
１．Power Automateの[作成]タブを開きます。
２．[インスタントクラウドフロー]を選択し、フロー名とフローのトリガーを選択して[作成]をクリックします。
※今回は、Formsに名前や部署名を入力する設問を作成し忘れた場合を想定し、後から追加することが出来るように、インスタントクラウドフローの[フローを手動でトリガーする]を選択しています。
３．[表内に存在する行を一覧表示]アクションを追加して、下記のようにFormsの回答が記載されているExcelファイルを選択します。
・場所：OneDrive for Business
（グループのフォームとして作成したフォームの場合は、グループに紐づくSharePointサイトを選択）
・ドキュメントライブラリ：OneDrive
・ファイル：Formsの回答が記載されているExcelファイル名
・テーブル：フォーム作成時に自動で作成されたもの（デフォルトではテーブル1）
４．[ユーザープロフィールの取得]アクションを追加し、ユーザー（UPN）欄に動的なコンテンツ内の[メール]を追加します。
５．[行の更新]アクションを追加し、下記のように設定します。
・場所：OneDrive for Business
（グループのフォームとして作成したフォームの場合は、グループに紐づくSharePointサイトを選択）
・ドキュメントライブラリ：OneDrive
・ファイル：Formsの回答が記載されているExcelファイル名
・テーブル：事前準備②で作成したテーブル名（作成していない場合はデフォルトのテーブル1）
・キー列：ID
・キー値：動的なコンテンツ内の表内に存在する行を一覧表示の[ID]
・部署名：動的なコンテンツ内のユーザープロフィールの取得（V2）の[部署]
６．フローを[保存]します。
７．画面右上の[テスト] - [手動] - [実行]にて正常にフローが動作するか確認します。
おわりに
Power Automateを使ってFormsの標準機能では自動で取得できない部署情報をユーザープロフィール情報から取得する裏技をご紹介しました。
今回は、部署情報を記載する設問を設け忘れた場合など、アンケート回答収集後に「手動でフローをトリガーする」方法にしていますが、「自動化したフロー」の「新しい応答が送信されるとき」をトリガーアクションに指定して、アンケート回答収集と同時に実行させても良いと思います。
Formsだけでなく、Microsoft 365のアプリの標準機能では叶えられなかった動作もPower Automateを組み合わせることで実現可能な場合がたくさんありますので、ぜひ色々なフローを作成してみてください。
飯田 美月（日本ビジネスシステムズ株式会社）
プロフェッショナルサービス本部でMicrosoft 365（主にSharePointやPower Platform）の利活用支援を行っています。
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