【Microsoft×生成AI連載】シリーズです！
今回は、「Microsoft SharePoint Online」（以下、SharePoint）でCopilotのページ作成機能を使用してみました。
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記事をご参照ください。
SharePointのCopilot紹介
SharePointとは、企業内での情報共有とコラボレーションを促進するためのプラットフォームです。ドキュメント管理、チームサイトの作成、プロジェクト管理など、多様な機能を提供し、効率的な業務遂行をサポートします。
SharePointのCopilotは、SharePointのコンテンツ作成や編集を行えます。今回は、ページ作成機能を紹介します。
利用場所
SharePointのCopilotは、SharePointサイトの「ホーム」で利用可能です。
利用する際は、「＋新規」を選択して「Copilotでページ設定」をクリックします。
すると、Copilotのダイアログが表示されますので、ここから利用します。
ページ作成機能を利用
テンプレートから作成
テンプレートが用意されているので、これを選択してページ作成をしてみます。今回はニュース投稿の左上に表示されているテンプレートを使用します。
テンプレートを選択すると、ページを作成するための情報を入力するページが表示されます。オレンジ色になっている部分を入力して記載するか、おすすめの選択肢が表示されるので変更してください。
他にも、内容を記載したファイルの追加やトーン、長さも変更できます。
今回はファイル追加はせず、「AI動向を踏まえた将来のビジネス展望の紹介サイトを作成する」と仮定して下記の通り設定し、トーンは「興味を引く」に変更して作成してみます。
「作成」をクリックして、完成するまで数分待機します。
順番にセクションごとの内容が生成され、すべて生成すると「保持する」ボタンが表示されます。このボタンをクリックしないと文章などの変更ができないため、一部修正したい程度であれば「保持する」をクリックしてください。
作成されたページは下記のようになりました。具体的な内容を指定していないにもかかわらず、数分でそれらしい内容やレイアウト、画像を用意したニュースページを生成してくれました。（スクリーンショット撮影のため、コンテンツの縮尺は調整しています）
プロンプトから作成
用意されたテンプレートではなく、プロンプトを利用してページを作成することも可能です。Copilotをのダイアログを表示し、テンプレート上の入力項目をクリックします。
クリックすると、プロンプトを入力できるダイアログに切り替わります。中央に表示されている入力欄からプロンプトを設定することができます。
今回は、以前作成した記事の内容をページにまとめてもらいました。
WordファイルにURLとCopilotが要約した内容を下記の通り記載し、ドキュメントライブラリに配置しました。
そのファイルをソースとして指定し、プロンプトとして
ファイルにまとめた概要をトピックごとに要約して、URLも載せたページを作成してください
と入力しました。
「→」ボタンをクリックして完成するまで数分待機すると、ページが生成されました。
トップ画像にマークシートを選択してきた意図は不明ですが、コンテンツの内容はファイルの通り作成されており、最後に挿入された画像も意味合いが分かるものになっているのでおおよそ問題ないページになっています。背景色も内容ごとに変えており、見やすいページを短時間で生成してくれました。（スクリーンショット撮影のため、コンテンツの縮尺は調整しています）
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
ページ作成機能は、SharePointでページを作成し発信しているユーザーに利用されると想定されます。
例えば、広報担当のユーザーが全社員に対して新情報を公開する際に利用できます。
SharePointでページのデザインも優れたものにして作ろうとすると、慣れていないと下書きにも多くの時間を費やしてしまいます。しかし、Copilotを使えば数分で下書き作成を行ってくれます。
メリット
SharePointのページ作成機能は非常に有用なツールです。この機能を活用することで、効率化と生産性向上の両方を実現することが可能です。
Copilotを使ってページを作成することで、必要な情報を迅速に整理し、共有することができます。ページ作成時間を短縮しつつ、より適切な情報管理が可能になります。
また、作成したページを共有することでチーム内のコミュニケーションも円滑になります。これにより、対応してほしい内容や知ってほしい内容をより迅速に連絡することが可能になり、発信者と受信者双方の生産性が向上します。
注意点
Copilotのダイアログを表示させたときに右下に表示されている「プライベートドラフトとして作成する」のチェックは外さないことをお勧めします。
このチェックを外してしまうと、Copilotの出力を保持した段階でSharePointサイトに公開されてしまいます。チェックを入れたままにすることで、自分や共有したユーザーにのみ閲覧、編集できる状態になり、確認・修正後に改めて公開する事が出来ます。
また、ファイルをソースとして指定したい場合、WordやPowerPoint、PDFファイルで用意してください。Excelやテキストファイルではファイル候補として表示されず選択できませんでした。
まとめ
SharePointのページ作成機能は、効率的にページを作成し、社内やチーム内の迅速な情報伝達に貢献するための強力なツールです。この機能を活用することで、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、情報の伝達がスムーズになります。
Copilotを活用して、仕事効率を向上させていきましょう！
おまけ（Copilot Chatによる本記事の要約）
本記事ここまでの執筆内容をCopilot Chatに転記し、記事内容の要約をしてもらいました。
SharePoint Copilotによるページ作成機能の紹介
本記事では、Microsoft SharePoint Online に搭載された Copilot のページ作成機能を実際に使用した体験を紹介しています。
SharePoint Copilotとは
SharePointは、企業内での情報共有やコラボレーションを支援するプラットフォームです。Copilotはその中で、ページの作成や編集を支援するAI機能として提供されています。
ページ作成の方法
テンプレートを使った作成
- SharePointの「ホーム」から「＋新規」→「Copilotでページ設定」を選択。
- 用意されたテンプレートを選び、必要な情報を入力。
- トーンや長さの調整、ファイルの追加も可能。
- 「作成」ボタンを押すと、数分でページが自動生成される。
- 「保持する」ボタンを押すことで、生成された内容の編集が可能。
プロンプトを使った作成
- テンプレートではなく、プロンプト（指示文）を入力してページを生成することも可能。
- 例として、Wordファイルにまとめた記事の概要をもとに「概要をトピックごとに要約してURLも載せたページを作成してください」と指示。
- 数分で視覚的にも整ったページが完成。
利用シーンとメリット
利用シーン
- 広報担当者が社内向けに情報発信する際などに有効。
- ページ作成に不慣れなユーザーでも、短時間で下書きを作成可能。
メリット
- ページ作成の時間を大幅に短縮。
- 情報整理と共有が迅速に行える。
- チーム内のコミュニケーションが円滑になり、生産性が向上。
注意点
- 「プライベートドラフトとして作成する」のチェックを外さないこと。チェックを外すと、Copilotの出力が即座に公開されてしまう。
- ソースファイルとして使用できるのは Word、PowerPoint、PDF のみ。Excelやテキストファイルは非対応。
まとめ
SharePointのCopilotによるページ作成機能は、効率的な情報発信とチーム内の円滑なコミュニケーションを実現する強力なツールです。Copilotを活用することで、業務の生産性を高めることができます。
