【Microsoft×生成AI連載】シリーズです!
今回は、「Microsoft OneNote」(以下、OneNote)でCopilotのタスクリスト作成機能を使用して、ビジネスシーンで活用できるかを検証しました。
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記事をご参照ください。
OneNoteのCopilot紹介
OneNoteとはデジタルノートブックツールで、メモの作成、整理、共有を含む多機能を提供します。他のMicrosoft 365製品と連携することもでき、効率的な情報管理とコラボレーションを支援してくれます。
OneNoteのCopilotは、OneNoteを使った作業をより効率的にできるよう多くの機能が用意されています。今回は、タスクリストの作成機能を紹介します。
利用場所
OneNoteのCopilotは、デスクトップ版のOneNoteで利用可能です。リボンの「ホーム」を選択して表示されるCopilotボタンを押下すると、Copilotのチャット画面が開き、そこから操作することが可能です。
また、空白行の文頭に表示されるCopilotアイコンから操作することも可能です。この画面ショットはそのページに他文章が存在する場合のものですが、白紙のページでこのアイコンを選択すると、要約機能などは表示されず自動で「ノートを取る」機能が選択されたことになります。
記載した文章を選択したまま右クリックすることでも利用可能です。「Copilot」が表示されるので、そこから機能を選択することが可能です。
タスクリスト作成機能を利用
議事メモからタスクリストを作成
会議のメモからタスクリストを作成できるかを試してみます。サンプルとして下記の議事メモを利用します。「ライセンス費用については引き続き確認」「質疑応答のQA表を作成」がタスクとして抽出できることが期待されます。
会議議事録
日時: 2025年4月22日
場所: オンライン会議
参加者: 山田太郎, 佐藤花子, 山田次郎, 山田三郎, 田中太郎, 木村花子
1. 開会の挨拶
山田太郎が会議の目的と目標を説明。AI施策の進捗状況と今後の計画について議論することを確認。2. AI施策の概要
佐藤花子がAI施策の全体像を説明。以下の主要な施策が含まれる:
• Copilotの紹介: Copilotの機能とその利点について説明。
• CopilotStudio: CopilotStudioの新機能とその活用方法について説明。
• セキュリティ: Copilotのセキュリティ対策について説明。3. 進捗状況の報告
山田次郎が各施策の進捗状況を報告。Copilotの導入は順調に進んでおり、CopilotStudioの新機能も活用されている。ライセンス費用については引き続き確認となった。4. 今後の計画
山田三郎が今後の計画を説明。以下の点が強調された:
• 教育施策: Copilotの教育施策を強化し、社員のスキル向上を図る。
• コラボレーション: 各部門間の連携を強化し、プロジェクトの成功を確実にする。5. 質疑応答
参加者からの質問に対して、各担当者が回答。特に、Copilotの機能やセキュリティ対策についての質問が多かった。田中太郎が質疑応答のQA表を作成し、今週中にグループへ提示する。6. 閉会の挨拶
木村花子が会議のまとめを行い、次回の会議の日程は5月20日と確認。全員がプロジェクトの成功に向けて協力することを再確認。
改行して下の行に移り、文頭に表示されるCopilotアイコンから、「タスクリストの作成」を選択します。
「ToDoリストを抽出しています」の文言が出てくるので少し待ちます。
「ToDoリスト」として、ページの先頭に挿入されました。会議の中で実施したこともタスクとして抽出されていますが、「ライセンス費用の確認」と「質疑応答のQA表の作成」が含まれているため、必要なタスクは抽出できています。
ToDoリストの内容に問題なければ、画面下部に表示されている「保持する」ボタンをクリックして確定します。変更したい場合は「保持する」ボタンの右にあるゴミ箱アイコンをクリックしてください。
メールの内容からタスクリストを作成
受信したメールの文章をコピーしてOneNoteに転記し、その内容からタスクリストが作成できるかを試します。サンプルとして下記のメールの文章を利用します。「ユーザー状況の確認」「費用感を含めた別件のプロジェクトの対象範囲拡張の検討」がタスクとして抽出できることが期待されます。
件名: 先日の会議について
山田様
お世話になっております。佐藤です。先日は会議にご参加いただき、誠にありがとうございました。
現在、会議資料の修正を行っております。完了次第お送りいたしますので、会議資料の連携はお時間いただけますと幸いです。また、本会議で課題として挙がりました貴社のユーザー状況の確認については、なるべく早急にご対応お願いいたします。
ユーザー状況によっては計画の大幅な見直しが必要となります。お忙しいところ恐縮ですがご協力のほどよろしくお願いいたします。なお、本会議とは別件のプロジェクトについてですが、対象範囲を拡張するか、そもそも可能かを貴社内部でご検討いただきたいです。費用感と合うかどうかも合わせてご確認ください。
何かご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
メールの全体を選択した状態で右クリックし、「Copilot」から「タスクリストの作成」を選択します。
「ToDoリスト」として、ページの先頭に挿入されました。議事メモと同様、必要なタスクは抽出できています。しかし、自分だけではなく、送信者のタスクも含まれている状態です。
その場合でも、チャット形式で対話して修正箇所を素早く把握することは可能です。
リボンの「ホーム」からCopilotのチャット画面を開きます。チャットに「このページのメール文から、自分と相手方のタスクを分けて列挙してください。このメールの受信者が私です。」と入力して送信しました。その結果は下記となりました。
若干違う部分は残っていますが、先ほどよりは自分のタスクが正しく抽出されました。各タスクにリンクが挿入されており、このリンクをクリックすると作成したToDoリストの項目がマークされて参照先も分かりやすいです。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
タスクリスト作成機能は、ビジネスパーソンが日常的に発生するタスクの管理に役立ちます。
OneNoteに議事メモを記載しておくだけで、その後のタスクリストの作成が容易になります。
また、メールからタスクリストを作成したい場合、上述の通りメールの文章を手動でコピーしてOneNoteに転記してから実行することも可能ですが、Microsoft Outlookのメールを利用されていればタスクリストの作成はさらに容易です。Microsoft Outlookで、タスクリストを作成したいメールを右クリックして「OneNoteに送る」を選択すると、メールの内容がOneNoteに転記されます。
Microsoft製品のコラボレーションを利用して、より効率的なタスクリスト作成が可能になります。
メリット
OneNoteのタスクリスト作成機能は、ビジネスパーソンにとって非常に有用なツールです。この機能を活用することで、効率化と生産性向上の両方を実現することが可能です。
タスクリストをCopilotが作成することで、何を行う必要があるかを迅速に把握できるようになります。タスクリスト作成時間を短縮しつつ、より適切なタスク管理が可能になります。
また、作成したタスクリストのページを共有することでチーム内のコミュニケーションも円滑になります。これにより、より重要な業務に迅速に取り掛かることが可能になり、生産性が向上します。
注意点
ページにCopilotが作成した内容を記載してほしい場合は、ページ上のCopilotを選択してください。リボンの「ホーム」から使用できるCopilotではチャット形式で返答されるため、ページにタスクリストは作成されません。
また、タスクリストが作成されたら必ず内容を確認し、必要に応じて修正してください。意図した内容に沿ってタスクリストが作成されているかを確認し、誤りや不明瞭な点があれば修正してください。
まとめ
OneNoteのタスクリスト作成機能は、効率的にタスクを管理し、プロジェクトの成功に貢献するための強力なツールです。この機能を活用することで、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの進行もスムーズになります。
Copilotを活用して、仕事効率を向上させていきましょう!
おまけ(Copilot Chatによる本記事の要約)
本記事ここまでの執筆内容をCopilot Chatに転記し、記事内容の要約をしてもらいました。
このブログ記事は、Microsoft OneNoteのCopilotタスクリスト作成機能をビジネスシーンでどのように活用できるかを検証しています。
OneNoteのCopilot紹介: OneNoteはデジタルノートブックツールで、メモの作成、整理、共有などの多機能を提供します。他のMicrosoft 365製品と連携し、効率的な情報管理とコラボレーションを支援します。CopilotはOneNoteを使った作業を効率化するための機能を提供し、今回はタスクリスト作成機能を紹介しています。
利用場所: OneNoteのCopilotはデスクトップ版で利用可能です。リボンの「ホーム」からCopilotボタンを押すとチャット画面が開き、操作が可能です。また、空白行の文頭に表示されるCopilotアイコンや右クリックメニューからも利用できます。
タスクリスト作成機能の検証:
議事メモからタスクリストを作成: 会議のメモからタスクリストを作成する方法を試しました。メモの内容から「ライセンス費用の確認」や「質疑応答のQA表の作成」などのタスクが抽出されました。
メールの内容からタスクリストを作成: 受信したメールの文章からタスクリストを作成する方法を試しました。メールの内容から「ユーザー状況の確認」や「費用感を含めた別件のプロジェクトの対象範囲拡張の検討」などのタスクが抽出されましたが、送信者のタスクも含まれていました。Copilotのチャット機能を使ってタスクを修正することが可能です。
利用シーンとメリット、注意点:
利用シーン: タスクリスト作成機能は、ビジネスパーソンの日常的なタスク管理に役立ちます。OneNoteに議事メモを記載しておくだけで、その後のタスクリスト作成が容易になります。Microsoft Outlookのメールを利用している場合、メールの内容をOneNoteに転記してタスクリストを作成することもできます。
メリット: Copilotがタスクリストを作成することで、必要なタスクを迅速に把握でき、タスクリスト作成時間を短縮し、適切なタスク管理が可能になります。作成したタスクリストのページを共有することでチーム内のコミュニケーションも円滑になり、生産性が向上します。
注意点: Copilotが作成した内容をページに記載する場合は、ページ上のCopilotを選択してください。リボンの「ホーム」から使用できるCopilotではチャット形式で返答されるため、ページにタスクリストは作成されません。また、タスクリストが作成されたら必ず内容を確認し、必要に応じて修正してください。
まとめ: OneNoteのタスクリスト作成機能は、効率的にタスクを管理し、プロジェクトの成功に貢献するための強力なツールです。この機能を活用することで、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの進行もスムーズになります。Copilotを活用して仕事効率を向上させましょう。