【Microsoft×生成AI連載】今回は、SharePoint agentsを利用したシナリオを考えてみました。
※2025年5月1日に若干の修正を行いました
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記事をご参照ください。
SharePoint agentsとは
SharePointサイトとドキュメントライブラリの情報をもとにエージェントを作成できる機能になります。
SharePoint agentsで作成したエージェントは、SharePointサイト上とTeamsのグループチャット上で使用することができます。
実際にSharePoint agentsを利用してみた記事は以下になりますので、エージェントの使用イメージや作成方法を確認したい方はぜひアクセスしてみてください。
利用シーン
オンボーディング
新しく加わったメンバーへの業務の説明や不明点の確認は非常に重要ですが、労力を要する作業になります。
SharePoint agentsを用いることで負荷の軽減を行うことが可能になります。
例えば「忌引き休暇の申請方法」や「育児休暇のルール」など、通常の業務ではあまり機会のなく最初の説明時に詳しく説明がないようなことでも、エージェントを用いれば素早く対象のドキュメントの内容を確認することができます。
業務を進めるにあたり、使用するツールや業務フローで不明点があると担当者に確認を取ることになると思いますが、担当者が不在の場合やすぐに対応できない場合に業務を進めることが困難になることがあります。
エージェントを用いることで即座に回答を受けとることができ、業務効率化や担当者の負荷軽減を行うことができます。
社内システムQA
業務を行うにあたり、複数の社内システムを使用することがあります。
頻繁に使用するシステムであればマニュアルを見ずに使用することも可能ですが、半月に１回や１年に１回使用するようなシステムの場合使用方法の確認が必要になるケースもあります。
システムマニュアルは数十ページ以上ある場合も多く、不明点に対する説明箇所を探すことが大変です。
社内のQAサポート体制を作っている場合でも、問い合わせが多い場合は回答まで時間がかかることや体制を維持するコストが大きくなってしまいます。
そこで、社内システムのQAをSharePoint agentsで作成することで、ユーザーは不明点に対して素早く回答を得ることができ、業務の効率化が可能になります。
また、ユーザー自身で課題解決を行うことができるため、サポートの負担が軽減されます。
営業
営業部門は、最新の製品情報や、過去の提案書、顧客とのやり取りを常に把握し、顧客への迅速な対応が必要になります。
過去の提案を確認する際には、特定の製品の提案書を参考にしたい場合があります。
その時に、全顧客の中から特定の製品に関する資料を探すことは難しく、また、営業担当者に確認を取るにもどの担当者がその製品を担当したかを知っている人は限られているため、求める資料や情報を得るのに時間がかかります。
そこで、SharePoint agentsで提案書と提案時の議事録をデータソースとしたエージェントを作成することで、必要な情報へのアクセスや、提案時の顧客からの反応をもとに提案資料のブラッシュアップすべき箇所の確認を素早く行うことができるため、提案活動の効率化を行うことができるようになります。
まとめ
SharePoint agentsを利用した活用シナリオを考えてみました。
SharePointを利用してドキュメントの作成、共有を行っている会社は多くあると思いますが、運用を続けていくにつれてドキュメント数が多くなっていき目的のドキュメントを探すことが難しくなっていくことがあります。
従来の検索機能で対象ファイルを探すことも可能ですが、目的によっては複数のファイルの中身を確認する必要もあると思います。
そこで、SharePoint agentsを利用することでエージェント側でファイルの検索、内容の確認、回答の作成を行うことでこの作業の手間を軽減することができます。
今後はテストデータを用いて、具体的にどういった構成で行う形が良いかを検証していきたいと思います。
おまけ(BizChatによる本記事の要約)
本記事ここまでの執筆内容をBizChatに転記し、記事内容を要約してもらいました。
この記事では、MicrosoftのSharePoint agentsを利用したさまざまな活用シナリオについて紹介されています。SharePoint agentsは、SharePointサイトやドキュメントライブラリの情報を基にエージェントを作成できる機能で、SharePointサイトやTeamsのグループチャットで活用できます。
主な利用シーンには以下のものがあります：
オンボーディング: 新メンバーの業務説明や不明点の確認を助け、業務を円滑に進めることができる。
社内システムQA: 不明点に対して迅速に回答を得られ、業務効率化とサポート負担の軽減を実現する。
営業: 最新の製品情報や過去の提案書へのアクセスを容易にし、提案活動の効率を高める。
このように、SharePoint agentsを導入することで、ドキュメントの増加に伴う情報検索の手間を軽減し、業務の効率化が期待できるとまとめられています。
