【Microsoft×生成AI連載】久保田です。今回はMicrosoft SharePointナレッジエージェントの機能を紹介していきます。
※この記事の情報は2025/12/23時点のものです。
Microsoft 365 CopilotやMicrosoft SharePointなどに興味がある方、普段から利用されている方など様々な方に読んでいただきたい記事となっておりますので、ぜひご覧ください。
- これまでの連載
- SharePointナレッジエージェントの概要
- SharePointナレッジエージェント機能紹介
- SharePointナレッジエージェントを利用してみた
- 利用シーンとメリット、注意点
- まとめ
- おまけ(Copilot Chatによる本記事の要約)
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記載をご参照ください。
SharePointナレッジエージェントの概要
SharePointナレッジエージェントは、Microsoft 365 Copilot機能の一部として提供されるAIベースのナレッジ検索ツールです。SharePointやMicrosoft 365内の情報を横断的に検索し、自然言語で質問するだけで関連するドキュメントやページを迅速に提示します。
従来のキーワード検索と異なり、文脈理解に優れており、要約や回答生成も可能です。
※現在は、プレビューで展開されています。
Introducing Knowledge Agent in SharePoint | Microsoft Community Hub
SharePointナレッジエージェント機能紹介
SharePointナレッジエージェントでは、主に以下3つの機能を利用することができます。
- このライブラリを整理する
- エージェントがドキュメントライブラリ内のファイルをスキャンし、テキストや構造情報から文書の特徴を抽出し、メタデータを自動で提案することができます。
- 規則の設定
- 自然言語での指示に基づいてドキュメントライブラリ内のワークフローを自動化することができます。
- 新しいビューを作成する
- 列の表示・並べ替え・フィルターなどチャット形式でのユーザーからの指示を元に、エージェントがビューを作成します。
各機能の詳細な特徴は前回の連載記事で記載しておりますので、本記事では割愛させていただきます。以下の記事をご参照ください。
SharePointナレッジエージェントを利用してみた
上記で紹介した3つの機能を利用してみました。
このライブラリを整理する
SharePointナレッジエージェントを利用したいSharePointを開きます。画面右下の赤枠をクリックし、青枠の「このライブラリを整理する」をクリックします。
エージェントに自動的に列を作成・分類させるために、赤枠の「列の作成」をクリックし、画面右下の送信ボタンをクリックします。
数分待つとエージェントが自動で3つの列を作成し、ドキュメントライブラリ内のファイルをスキャンし、メタデータを自動で付与します。今回は、「Document main topic」、「Key governance features」、「License types mentioned」の3つの列が追加されました。
追加された列とメタデータの内容を確認し、問題ない場合は青枠の「変更の保存」をクリックします。
列の名前やプロンプトを修正したい場合は、修正したい列名をクリック>列の設定>編集をクリックすると、任意の値に変更することも可能です。
設定後にファイルを追加した際もエージェントが自動的にメタデータを付与するため、従来のようなフォルダでのファイル管理が不要となります。
このようにエージェントに指示を与えるだけで簡単に列の作成とメタデータの付与が完了し、従来に比べファイルの整理が容易になります。
規則の設定
SharePointナレッジエージェントを利用したいSharePointを開きます。画面右下の赤枠をクリックし、青枠の「規則の設定」をクリックします。
今回は、「通知を送信する」規則を作成したいので、赤枠の「通知を送信する」をクリックし、画面右下の送信ボタンをクリックします。
ルール作成画面が表示されます。今回は「新しいファイルが追加された際に、常に自分（エージェント操作者）へメールを送信する」ルールを作成します。画面青枠のように、メール通知の際に表示されるカスタムメッセージを入力することも可能です。
なお、画面の赤枠部分では、選択した条件以外にも「ファイルを指定の場所にコピーする」や「コンテンツタイプを設定する」など、さまざまな設定を追加することが可能です。
新しいファイルが追加された場合、メールが届きます。先ほど設定したカスタムメッセージが赤枠の箇所に表示されています。
このようにSharePointナレッジエージェントを利用して簡単にルールを作成でき、ファイルの管理が容易となります。
メール通知のルール以外にも、以下のルールを作成することができます。
- レビューの状態を設定する
- 新しいファイルが追加された場合、「レビューが必要」のメタデータを付与
- ファイルを移動する
- 新しいファイルが追加された場合、ファイルを指定のフォルダに移動
新しいビューを作成する
SharePointナレッジエージェントを利用したいSharePointを開きます。画面右下の赤枠をクリックし、青枠の「新しいビューを作成する」をクリックします。
今回は、「最後に編集したユーザー別にファイルを整理する」ビューを作成したいので、該当のプロンプトをクリックし、画面右下の送信ボタンをクリックします。
赤枠と青枠で示されているように、編集者が異なる場合、それぞれの編集者ごとにファイルを表示することが可能です。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
SharePointナレッジエージェントは、社内情報の検索や共有を効率化するために活用されます。主な利用シーンをいくつか紹介します。
- ドキュメント検索
- 膨大なSharePoint内の資料を自然言語で検索し、必要な情報を迅速に取得します。
- ナレッジ活用
- 過去の資料や知見を体系的に蓄積・活用することで、属人化を防ぎ、意思決定の支援します。
メリット
SharePointナレッジエージェントのメリットは、AIによる情報検索の効率化とナレッジの一元管理です。
自然言語で質問できるため専門知識不要で、必要な情報を迅速に取得できます。メタデータの付与やルールの作成を行うことで、重複や更新漏れを防ぎ、常に最新の知識を共有することができます。
注意点
SharePointナレッジエージェントを利用する際には、利用時には情報の正確性と機密性に注意が必要です。個人情報や機密データを含むコンテンツは権限設定を適切に行い、不要な共有を避けることが重要です。
さらに、AIによる回答は補助的なものであり、最終判断は人間が行うことを心掛けて利用いただく必要があります。
まとめ
SharePointナレッジエージェントを活用することで、ライブラリの整理や規則設定、新しいビューの作成を効率的に実施できました。
従来は手作業で時間がかかっていた管理作業も、AIの提案により短時間で最適化でき、情報の一貫性や検索性が大幅に向上します。特に、規則設定による自動分類やビュー作成による見やすい構造化は、チーム全体の生産性向上に直結しました。
今後は、運用ルールの定着と継続的な改善を進めることで、より強固で使いやすいナレッジ基盤を構築でき、AIを活用した情報管理は、業務効率化の大きな鍵になると感じました。
おまけ(Copilot Chatによる本記事の要約)
SharePointナレッジエージェントは、Microsoft 365 Copilotの一部として提供されるAIベースのナレッジ検索・管理ツールです。自然言語で質問するだけで、SharePointやMicrosoft 365内の情報を横断的に検索し、要約や回答生成も可能です。従来のキーワード検索と異なり、文脈理解に優れ、必要な情報を迅速に取得できます。主な機能は「ライブラリ整理」「規則設定」「ビュー作成」の3つです。ライブラリ整理では、AIがドキュメントをスキャンし、メタデータを自動付与して列を作成します。規則設定では、自然言語で指示するだけで通知やファイル移動などのワークフローを自動化できます。ビュー作成では、編集者別や条件別にファイルを整理し、見やすい構造を簡単に生成できます。
利用シーンは、膨大な資料の検索やナレッジ活用による属人化防止、意思決定支援などで、メリットは、専門知識不要で効率的な情報検索とナレッジの一元管理です。一方、注意点として、機密情報の権限設定やAI回答の精査が必要です。AIは補助的な役割であり、最終判断は人間が行うことが重要です。
SharePointナレッジエージェントを活用することで、従来時間を要した管理作業が短時間で最適化され、情報の一貫性や検索性が向上します。今後は運用ルールの定着と改善を進めることで、より強固なナレッジ基盤を構築でき、AI活用は業務効率化の大きな鍵となります。
久保田 有紀（日本ビジネスシステムズ株式会社）
CTS事業本部 D＆AIPf部 AIS2グループ所属。AzureやMicrosoft 365周りの構築・運用を担当してきました。現在はCopilot、AIサービスの勉強をしています。
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