- はじめに
- 公式ドキュメントでの比較
- チェックしたいポイント
- ウェビナーを作成する
- ウェビナーを開始する
- 参加者に参加用URLを送る
- 参加者としてウェビナーに登録する
- 参加者としてウェビナーに参加する
- 開催者が参加者を許可する
- 参加者がどこまでできるか確認する
- 開催者視点の補足
- 注意点
- 所感
- おわりに
はじめに
Teamsで音声や映像含めたコミュニケーションをとる、となると、これまでTemas会議でやってきました。
ところがTeamsには、会議の他にも「ウェビナー」と「ライブイベント」があります。これらを実際に利用してみました。
公式ドキュメントでの比較
Docsにもちゃんと記事はあります。
会議、ウェビナー、およびライブ イベントは、すべて会議の種類ですが、ウェビナーとライブ イベントでは、開催者が会話と参加者をさらにコントロールできるようにします。ウェビナーでは双方向の対話が提供され、ライブ イベントではマネージド Q&A エクスペリエンスが提供されます。
が、これだけだとちょっとピンとこないですね。
チェックしたいポイント
今回、「ウェビナー」や「ライブイベント」を調べ始めたのは、そもそも以下のような要件があったからでした。
- 参加者は発表者に質問や連絡が出来る
- 参加者同士はコミュニケーションが出来ないようにする
- 参加者は他の参加者の名前などの情報を得られないようにする
- 参加者はTeamsのライセンスを持っていない事とする
この観点でまずは使ってみたいと思います。
ウェビナーを作成する
Teamsのカレンダーから「ウェビナー」を開きます。
通常なら「新しい会議」になるところが「新しいウェビナー」となっています。また、登録フォームに関するメッセージ表示もあります。
右上の送信を押すとTeamsのカレンダーに予定が作成されました。
ウェビナーを開始する
開催者でウェビナーの「参加」をクリックします
「今すぐ参加」をクリックします。
今のところ、開催側から見ると通常のTeams会議と変わらないように見えます。
参加者に参加用URLを送る
ウェビナーの編集画面から、登録リンクをコピーします。
通常はこれをメールなどで送ることになると思うのですが、ここでは控えるだけにします。
参加者としてウェビナーに登録する
今回は実験のため、InPrivateで別ブラウザを開き、そこから利用を試みます。先ほど控えたURLをブラウザに入力すると、登録フォームが表示されます。
登録してみます。
すぐには参加できず、登録メールが送られる形になっていました。
このような形で会議出席依頼が送られてきました。
参加者としてウェビナーに参加する
通常は会議出席依頼から直接クリックすればいいですが、今回はInPrivateで開いているブラウザで参加するため、URLをコピーして貼り付け、参加します。
登録時のメールアドレスを確認するといった事もなく、名前も任意登録となっており、特に登録情報との結びつけは無いようです。
待機状態になります。
開催者が参加者を許可する
開催者の画面に戻ります。ロビーで待機中のユーザーが見えるので、許可を出します。
参加者がどこまでできるか確認する
他の参加者の名前を確認する
参加者一覧を普通に閲覧することが出来ます。なので、だれが参加しているか知らせたくないケースには不向きです。
チャットを利用する
開催者のメッセージも、他の参加者のメッセージも参照可能です。投稿も可能です。
画面を共有する
参加者が画面を共有することもできました。
開催者視点の補足
作成したウェビナーを編集で開くと、通常の会議にはない、「登録」と「フォローアップ」の項目があります。
登録、を開くと、ちゃんと登録ユーザーの出欠が管理されています。（フォローアップも同じページへの遷移でした）
注意点
ウェビナーと会議の違いは、登録が必要かどうか、に依存しているようです。
というのも、新しいウェビナーとして作成しても、「登録を必須にする」のオプションを「なし」にすると…
会議に変わってしまいます。
逆に会議として作成した場合でも登録のオプションを変更すると、「会議」から「ウェビナー」に自動的に変わってしまうので、変更時は注意が必要だと感じました。
所感
会議そのものの機能はTeams会議に組織外の人がゲストで参加した時と変わりませんでした。
ただ、その前後の登録管理や出欠管理など、ウェビナー実施の前後の手間のかかる部分を便利にしてくれる、という印象でした。
特に出席の管理までやってくれるのはありがたいですね。ちゃんと登録時の属性も参照できるので、Teamsへの参加名と登録時の名前が異なっていてもウォッチできるのは優れている点だと思いました。
おわりに
これはこれでもちろん便利なんですが、参加者側が出来ることが多く、今回の僕の要件とは合いませんでした。次の記事では、「ライブイベント」について試してみたいと思います。
舟越 匠（日本ビジネスシステムズ株式会社）
人材開発部に所属。社内向けの技術研修をしつつ、JBS Tech Blog編集長を兼任。2024年8月からキーマンズネットでPower Automateの連載を開始。好きなサービスはPower AutomateやLogic Apps。好きなアーティストはZABADAKとSound Horizon。
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