【Microsoft×生成AI連載】シリーズの記事です。
本記事では、Microsoft ExcelのCopilotで、数式や条件付き書式、ピボットテーブルの作成の提案や作成をしてくれる機能について紹介しています。
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記載をご参照ください。
ExcelのCopilotの紹介
ExcelのCopilotは、AIを活用してデータ分析や視覚化を支援する機能です。
Copilotに自然言語で指示を出すだけで、複雑な関数やグラフを簡単に作成できます。データのトレンドが把握しやすくなったり、繰り返しの作業を自動化して効率化を図ったりすることで、Excelの操作が直感的になり、データ分析もより簡単になります。
今回は、プロンプトレスで、テーブルに対して書式の設定やピボットテーブルの作成等の提案をしてくれる機能を紹介します。
提案機能
Copilotは、データの内容に基づいて適切な操作や分析を自動的に提案します。例えば、特定の列に対して平均値を計算する数式や、データの視覚化に適したグラフの種類を提案します。
ここからは各機能について実際に操作しながら紹介します。サンプルとして以下のようなテーブルを作成しました。
提案機能を利用するためには、選択したセルからCopilotアイコンをクリックして表示されるメニュー、または画面右のエリアから、使用したい機能を選択します。
数式列の提案
対象のテーブルを選択し「数式列を提案してください」を押下します。
プロンプトが生成され、Copilotによる数式の提案と数式の詳細、実行した場合のサンプルが表示されます。
「列を挿入」を押下することによって、商品列の余分なスペースを削除した「商品(トリム)」列が新たに生成されます。自分でプロンプトを入力する場合と比べてより簡単な手順で数式を扱えることに加えて、上記の例のようにCopilotがテーブル内をチェックしてレイアウトの崩れを指摘してくれるので、ミスの削減にも役立つ機能だと思います。
続けて、以下のように合計金額の列を削除して数式の提案を試してみます。合計金額の数式の生成と合計金額の列の提案を出力しました。テーブルの内容を理解して適切な提案を行っていることが確認できます。
また、「この数式を説明してください」を押下することで、先ほど作成した数式についての説明が出力されます。
条件付き書式の提案
Excelの条件付き書式は、セルの値や特定の条件に基づいてセルの書式（色、フォントなど）を自動的に変更する機能です。データの視覚的な強調や分析に役立ちます。
Copilotによる提案機能を使用することで対象のテーブルに対して適切な条件付き書式を自動で作成することができます。
※ プロンプトを使用した条件付き書式については、以下の記事にまとめています。
今回はCopilotによるプロンプトレスの提案を試してみます。先ほど使用したテーブルを選択して「条件付き書式を提案してください」を押下します。
Copilotが複数の提案を出力します。この中から「列'単価'で平均を超えているセルを強調表示する」を選択してみます。
条件付き書式の提案を出力し、テーブルへ反映することができます。
プロンプトで条件付き書式を扱う場合は詳細な指示をする必要がありますが、提案機能を活用することでより簡単に
ピボットテーブルまたはグラフの作成
「ピボットテーブルまたはグラフを使用...」を押下します。
テーブルの分析結果と、作成したピボットテーブルの概要を出力します。
Excelに質問する
「Excelについて何か教えてください」を押下します。
Excelの機能についての説明と対象テーブルに適応する例を出力します。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
Excelには様々な機能がありますが、すべてを使いこなすには多くの学習時間が必要になります。
今回紹介した機能を使用することで、対象データに対して適切な処理を提案してくれるので、CopilotによるサポートによってExcelに不慣れでもデータの整理、分析、可視化を行うことができます。
メリット
- データ分析
- 大量のデータを迅速に可視化し、トレンドやパターンを見つける
- データのクリーニングや整形を自動化して、分析の準備を効率化
- レポート作成
- データの視覚的な表現を簡単に作成し、プレゼンテーションやレポートに活用
- 数式や関数の提案を受けて、複雑な計算を迅速に行う
- 日常業務の効率化
- 定期的なデータ入力や更新作業を自動化
- データの整形やフォーマットを一括で行い、時間を節約
- 効率の向上
- 文書作成のプロセスを大幅に効率化
- 自動生成や修正機能を活用することで、時間と労力を節約
- 高品質な文書作成
- 文法チェックやスタイルの一貫性を保つ機能により、高品質な文書を作成
- データの整理と可視化
- 表やグラフの作成をサポートし、データの視覚化を簡単に行う
- これにより、複雑なデータをわかりやすく整理し、効果的に伝えることができる
注意点
- 出力の確認
- Copilotが提案する数式や可視化が必ずしも最適とは限らず意図しない変更が加わる場合もあるので、最終的な判断は利用者が行う
- アップデートの確認
- ツールの機能や仕様がアップデートされることがあるため、定期的に確認し最新の情報を把握することが重要
まとめ
本記事ではExcelのCopilotによる提案機能を紹介しました。
データを選択するだけで最適な編集を行うことができます。高度なスキルが不要でExcel初心者でも簡単にデータ分析や視覚化ができるので、積極的に使いたい機能です。
おまけ(Copilot Chatによる本記事の要約)
本記事ここまでの執筆内容をCopilot Chatに転記し、記事内容の要約をしてもらいました。
この記事は、Microsoft ExcelのCopilot機能を紹介するものです。CopilotはAIを活用して、数式、条件付き書式、ピボットテーブルの作成を提案・実行する機能を持っています。以下は記事の要約です：
ExcelのCopilotの紹介
- 機能: 自然言語で指示を出すだけで、複雑な関数やグラフを簡単に作成。
- 利点: データのトレンドを把握しやすくし、繰り返しの作業を自動化。
提案機能
- 数式列の提案: テーブルを選択し、数式の提案を受けることで、簡単に数式を扱える。
- 条件付き書式の提案: データに基づいて適切な条件付き書式を自動で作成。
- ピボットテーブルやグラフの作成: データの分析結果を基にピボットテーブルやグラフを作成。
利用シーンとメリット
- データ分析: 大量のデータを迅速に可視化し、トレンドやパターンを見つける。
- レポート作成: データの視覚的な表現を簡単に作成し、プレゼンテーションやレポートに活用。
- 日常業務の効率化: 定期的なデータ入力や更新作業を自動化。
注意点
- 出力の確認: 提案された数式や可視化が最適とは限らないため、最終的な判断は利用者が行う。
- アップデートの確認: ツールの機能や仕様がアップデートされることがあるため、最新情報を把握することが重要。
このように、ExcelのCopilotはデータ分析や視覚化を簡単にし、効率的な作業をサポートします。
末永 直也（日本ビジネスシステムズ株式会社）
Data＆AI事業本部 AIソリューション1グループ所属。Copilot、Azure AIサービスの勉強をしてします。趣味はドラマ鑑賞、朝の散歩です。
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