【Microsoft×生成AI連載】シリーズの記事です。
本記事では、Microsoft 365を活用しながら日々の業務を効率化したい方や、チームでのコミュニケーションを円滑に進めたい方に向けて、Microsoft Business Chatで利用可能なCopilotの機能についてご紹介します。
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記載をご参照ください。
Business Chatの概要
Business Chatは、Microsoft 365の各種サービスやデータに連携し、自然言語でやり取りができるビジネス向け生成AIチャットサービスです。
チャット上でドキュメントの検索やスケジュール確認といった業務効率化を支援します。ファイルやユーザー、カレンダーを参照したり、リアルタイムで必要な情報を引き出したりできる点が特徴です。
本記事ではBusiness Chatの機能を4点ご紹介します。
Business Chatの機能
ファイル・ユーザー・会議のメンションへのRAG
Business Chatでは、@ファイル名、@ユーザー名、@カレンダーのように、特定のキーワードをメンションすることで、必要な情報をリアルタイムに取得できます。本記事では、ユーザーと会議へのメンションについてご紹介します。
チャット入力欄にある、[コンテンツを追加する]を選択することで、各種ソースをメンションすることができます。
ユーザーのメンション機能
[コンテンツを追加]からユーザーを選択し、プロンプトを入力します。
メンションしたユーザーとのチャット内容や会議を加味した回答が生成されます。追加の指示を加えることで、さらに深堀りすることも可能です。
会議のメンション機能
[コンテンツを追加]からユーザーを選択し、プロンプトを入力します。
会議の情報をCopilotが取得し、コンテンツが生成されます。過去の会議が録画されておりキャプションが作成されている場合は、より詳細な会議の内容を加味することが可能です。
Web検索機能
Business ChatにはWeb検索機能も搭載されています。こちらを用いることで、社内データだけでなく外部の情報ソースから最適なコンテンツを引き出すことができます。
Web検索機能は、Business Chatの画面上部[Web]を選択することで利用することができます。
今回は試しに、最新の経済に関するニュースについて聞いてみました。社内情報ではななく外部ソースから情報をCopilotが取得し、コンテンツが生成されます。各ソースには注釈が入っており、どのソースから回答を生成したかを知ることができます。
Copilot Pagesへのアウトプット
Business Chatで抽出した情報や要約した内容を、Copilot Pagesにそのまま出力できます。チャットのやり取りを作業ベースのドキュメントとして蓄積したい場合に便利です。また、Copilot Pagesは共同編集が可能なためユーザーとの共有ツールとして利用することもできます。
生成されたチャット内の、[Pagesで編集]を選択します。
生成されたコンテンツがPagesに出力され、自由に編集や共有が可能となります。
プロンプトテンプレート機能について
Business Chatでは、あらかじめ定型化したプロンプトが用意されている「プロンプトギャラリー」を利用することもできます。
チャット欄右上から[プロンプトを表示する]を選択します。
表示されたプロンプトギャラリーの中から気になるプロンプトを選択します。[タスク]を選択すると、様々な種類のプロンプトから選ぶことが可能です。
選択したプロンプトがチャット欄に表示されます。ユーザーはプロンプトをそのまま送ることもできますし、プロンプトを追加で編集し使用することも可能です。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
- プロジェクト進行中のチャットで、必要書類やスケジュールを素早く参照
- クライアントとの打ち合わせ前に、関連ファイルや過去メールを検索
- 新入社員向けに、業務マニュアルやナレッジの共有
メリット
- チャット画面のままで、必要情報を各サービスから取得
- 自然言語でやり取りするため、複雑な操作が不要
- Web検索と社内データ参照を一元化
注意点
- 機密情報の誤参照を防ぐための権限管理が必要
- AIによる推測や補完の精度に依存するため、人の手によるチェックが必要
- ユーザーごとの利用範囲やアクセス権限の事前確認が必要
まとめ
Business Chatは、Microsoft 365と連携することで、チャット上で多彩な情報を簡単にやり取りできる点が強みです。日々の業務の効率化やチーム内の情報共有をスピーディに行いたい方にとって有用なサービスといえます。
普段のチャットがビジネスのハブとなり、ドキュメントやスケジュール、外部Web検索結果などをスムーズに統合できるため、利用が容易なサービスとなっています。
今後の記事では、プロンプトギャラリーの有用なプロンプトなどを紹介できればと考えています。ぜひBusiness Chatの活用を検討してみてください。
おまけ(BizChatによる本記事の要約)
この記事では、Microsoft Business Chatで利用可能なCopilotの機能について紹介しています。Microsoft 365を活用しながら日々の業務を効率化したい方や、チームでのコミュニケーションを円滑に進めたい方に向けた内容です。
Business Chatの概要 Business Chatは、Microsoft 365の各種サービスやデータに連携し、自然言語でやり取りができるビジネス向け生成AIチャットサービスです。チャット上でドキュメントの検索やスケジュール確認といった業務効率化を支援します。ファイルやユーザー、カレンダーを参照したり、リアルタイムで必要な情報を引き出したりできる点が特徴です。
Business Chatの機能
ファイル・ユーザー・会議のメンションへのRAG:
特定のキーワードをメンション（@ファイル名、@ユーザー名、@カレンダーなど）することで、必要な情報をリアルタイムに取得できます。
ユーザーのメンション機能では、メンションしたユーザーとのチャット内容や会議を加味した回答が生成されます。
会議のメンション機能では、会議の情報をCopilotが取得し、コンテンツが生成されます。
Web検索機能:Business ChatにはWeb検索機能も搭載されており、社内データだけでなく、外部の情報ソースから最適なコンテンツを引き出すことができます。
Copilot Pagesへのアウトプット:Business Chatで抽出した情報や要約した内容を、Copilot Pagesにそのまま出力できます。共同編集が可能なため、ユーザーとの共有ツールとしても利用できます。
プロンプトテンプレート機能:あらかじめ定型化したプロンプトが用意されているプロンプトギャラリーを利用することができます。
利用シーンとメリット、注意点利用シーン:
プロジェクト進行中のチャットで、必要書類やスケジュールを素早く参照
クライアントとの打ち合わせ前に、関連ファイルや過去メールを検索
新入社員向けに、業務マニュアルやナレッジの共有
メリット:チャット画面にいながら、必要情報を各サービスから取得できる
自然言語でやり取りするため、複雑な操作が不要
Web検索と社内データ参照を一元化
注意点:機密情報の誤参照を防ぐための権限管理
AIによる推測や補完の精度に依存するため、人の手によるチェックが必要
ユーザーごとの利用範囲やアクセス権限を事前に確認する必要がある
まとめ Business Chatは、Microsoft 365と連携することで、チャット上で多彩な情報を簡単にやり取りできる点が強みです。日々の業務の効率化やチーム内の情報共有をスピーディに行いたい方にとって有用なサービスといえます。普段のチャットがビジネスのハブとなり、ドキュメントやスケジュール、外部Web検索結果などをスムーズに統合できるため、働き方の変革にもつながります。ぜひ活用を検討してみてください。
