【Purview / Exchange Online】保持ポリシーの違い

Exchange Online を設計する際、初心者が最初に直面する壁のひとつが「アイテム保持ポリシー」です。

下記の2つが同じ “保持” という言葉を使っているため、混乱を招きやすくなっています。

本記事では、混乱ポイントを技術者が理解しやすい視点で整理していきます。

まずは、両者の違いを端的に表した比較表をご覧ください。

保持ポリシー	用途	対象範囲	制御方式
Purview	組織としてのコンプライアンス対応(法的保持/情報ガバナンス)	Microsoft 365全体	Purviewによるコンテンツ検索・監査・保持
Exchange Online	メールボックスのライフサイクル管理(運用管理)	メールボックス内のメール	メールボックス単位の “タグ”ベース動作

まとめると、以下の通りであり、目的が大きく異なります。

続いて、各機能の特徴や実際の利用シナリオを表した比較表をご覧ください。

保持ポリシー	特徴	代表的な利用シナリオ
Purview	Microsoft 365の横断的な保持/削除を一元管理できる削除禁止（保持ロック）を設定できる証拠保全や監査対応等、コンプライアンス目的で必須 ExO/SPO/Teams/OneDriveなど広く対象にできるユーザー操作に影響されない強制力がある	法律で〇年間の保持義務がある情報管理組織のガバナンスに基づくコンテンツ保持
Exchange Online	保持タグと保持ポリシーで動作フォルダーごとに細かい設定ができるメールの自動整理やアーカイブへの移動に適している	受信後〇日でアーカイブへ移動大量メールの自動サイクル運用

表からもわかるように、Purviewはコンプライアンス領域、Exchange Onlineは運用領域と、適用シーンが明確に分かれています。

この違いを踏まえたうえで設計を進めることで、意図しない削除や保持の不整合を防ぐことができます。

では、両ポリシーが競合した場合にはどちらが適用されるのでしょうか。

結論として、保持期間や削除の判断はPurviewの保持ポリシーが優先されます。

競合例です。

この例の場合、適用されるのはPurviewの10年間保持です。

Purviewが優先される理由は以下のとおりです。

Exchange OnlineとPurviewの保持ポリシーは、どちらも“保持”という言葉を使っているため混同しやすい仕組みですが、目的と役割は明確に異なります。本記事で解説した要点を以下にまとめます。

Purview と Exchange Online の保持ポリシーは目的が違う
- Purview：コンプライアンス・法的保持・ガバナンスを満たすための仕組み
- Exchange Online：メールボックス運用を整理・自動化するための仕組み
Purview は Microsoft 365 全体を対象にし、強制力が強い
Exchange Onlineはメール専用の運用機能
両者が競合した場合は Purview が優先
設計の考え方
- 削除してはいけない情報の管理 → Purview
- メール運用の自動化 → Exchange Online

この記事が、Purview / Exchange Onlineにおける保持ポリシーの混乱ポイントを整理する一助になれば幸いです。