【Microsoft×生成AI連載】シリーズの記事です。
本記事では会議などをセットするときに使う「Microsoft Outlook」（以下、Outlook）で利用可能なCopilotの機能についてご紹介します。
これまでの連載
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OutlookのCopilot紹介
Outlookには代表的な機能として、予定や会議の設定ができる「予定表」の機能があります。
今回は、アプリ版Outlook上で、複数人が参加する会議を設定する際や、自動応答を設定する際にCopilotを活用する方法についてご紹介します。
※ 本稿執筆時点では「新しいOutlook」のアプリのみ、Copilotを使用して設定することが可能です。
Copilotを用いた会議の自動設定
Copilotが提示するプロンプトを用いる場合
右上のCopilotを選択し、OutlookのCopilotを開きます。
赤枠の箇所を選択し、プロンプトを表示します。
スケジュールを選択し、「会議をスケジュールします。」を選択します。
入力箇所に「会議をスケジュールします」というプロンプトが入力されます。
プロンプトの後ろに「/」を入力することで、参加する人を選択することができます。
下記画像では塗りつぶしていますが、実際にはメンバーが表示されるポップが表示されるので、参加してほしい人を選択します。
プロンプトにメンバーが自動入力されます。
※塗りつぶしている箇所に設定したい人の名前が入っています。
再度「/」入力し、メンバーを選択することでを2人目、3人目と複数人を会議に設定することも可能です。
また、この時に会話したい内容のファイルやメール、過去の会議を選択することで、会議のタイトルを変更することも可能です。
メンバーやファイル・メール・過去の会議等を設定した後、送信ボタンを押下します。
全員が参加可能な時間に会議を設定するための画面が表示されます。
そのまま送信することも可能なのですが、今回は内容を確認したいので、一度「編集」を選択します。
Copilotが設定した会議の内容を確認し、必要に応じて編集します。
赤枠の箇所に全員が空いている時間が表示されているので、そこから時間を選択することも可能です。また、そのほかの設定も自身で入力することもできます。
送信を押下すると全員に会議依頼が送付されます。
自身でプロンプトを入力する場合
先ほどは選択肢からスケジュールを選択しましたが、直接プロンプトを入力することも可能です。
Outlookの画面の右上からCopilotを開きます。
プロンプトに「会議を設定してください」と入力し、その後ろに「/」を入力してメンバー等をセットしてください。
前の章でプロンプトを選択したときと同じように会議を設定してくれます。
先ほどと同じように必要に応じて編集を行い、会議を送信することができます。
Copilotを用いた自動応答の設定
まず右上のCopilotを選択し、OutlookのCopilotを開きます。
赤枠の箇所を選択し、プロンプトを表示します。
アクションを実行するを選択します。
赤枠の「外出中の設定を手伝ってください」を選択します。
下記画像のようなプロンプトが入力されます。
入力されたプロンプトの後ろに自動応答を設定する期間を入力し、送信します。
自動応答を設定する画面が表示されます。
このまま保存することも可能なのですが、内容を確認するために「設定で管理する」を選択します。
設定の自動応答のページが表示されます。
この画面で設定を変更することも可能です。
設定の変更や確認が完了したら保存を選択し、自動応答の設定が完了します。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
Outlookを利用する方であれば、どなたでも活用することが可能だと思います。
- Copilotを用いた会議の自動設定
- ファイルやメールなどを会議議題にすることも可能です。
- 全員が空いている時間を探す必要がないので、今までより短時間で会議を設定することが可能です。
- Copilotを用いた自動応答の設定
- 自動応答の設定を簡単に行うことが可能です。
- 自動応答メッセージもCopilotが生成してくれます。
メリット
- これらの機能を活用することで、コミュニケーションの効率化が期待できます。
- 今まで時間のかかっていた会議の設定を迅速に行うことができ、自動応答も気軽に行えます。
注意点
- 議題に設定したファイルは自動で添付されないので、手動で添付する必要があります。
- Copilotが生成するデータは正しいとは限らないので、会議の内容が間違っていないかなど、正確性を確認する必要があります。
まとめ
Microsoft OutlookのAI機能は、どれも日常業務をより効率的に実施できそうだと感じました。
Copilotを用いることで、会議の設定をより簡単に行うことができ、全員が空いている時間を探す必要がなくなったのでより時短になると思います。
また自動応答の設定が容易になるので、コミュニケーションがより活発になると思います。
おまけ(Copilot Chatにより本記事の要約)
本記事のここまでの執筆内容をCopilot Chatに転記し、記事内容の要約をしてもらいました。
この記事は、Microsoft Outlookで利用可能なCopilotの機能について紹介しています。特に、会議の自動設定と自動応答の設定方法に焦点を当てています。
会議の自動設定では、Copilotを使って会議をスケジュールする方法が説明されています。プロンプトを用いる場合と、自分でプロンプトを入力する場合の2つの方法があります。どちらの場合も、参加者を選び、必要に応じて会議のタイトルや内容を編集して送信することができます。
自動応答の設定では、Copilotを使って外出中の設定を手伝ってもらう方法が紹介されています。プロンプトを選択し、自動応答の期間を入力して送信し、設定内容を確認・編集して保存します。
利用シーンとメリット、注意点として、Copilotを用いた会議の自動設定や自動応答の設定が可能であり、コミュニケーションの効率化が期待できることが述べられています。ただし、議題に設定したファイルは手動で添付する必要があることや、Copilotが生成するデータの正確性を確認する必要があることに注意が必要です。
まとめとして、Microsoft OutlookのAI機能を活用することで、日常業務がより効率的に行えるようになり、コミュニケーションがより活発になると期待されています。
