【Microsoft×生成AI連載】シリーズの記事です。
本記事では会議などをセットするときに使う「Microsoft Outlook」（以下、Outlook）で利用可能なCopilotの機能についてご紹介します。
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記載をご参照ください。
OutlookのCopilot紹介
Outlookには代表的な機能として、メールの送受信ができる「メール」の機能があります。
メールの受信トレイルールの自動作成などにCopilot機能が利用できますので、ご紹介します。
※ 本稿執筆時点では「新しいOutlook」のアプリのみ、Copilotを使用して設定することが可能です。
メールの分類ルールを自動で作成
右上のCopilotを選択し、OutlookのCopilotを開きます。
赤枠の「受信トレイを整理する」を選択します。
入力欄にプロンプトが入力されるので、/を入力して誰からのメールを分類するかを選択します。この時、直接メールアドレスを入力して指定することも可能です。
複数人を合わせて分類する場合は、続け「/」入力することでを2人目、3人目と設定することも可能です。
下記画像では塗りつぶしていますが、実際にはメンバーが表示されるポップが表示されるので、参加してほしい人を選択します。
そのまま「分類したい色で分類」と入力し、送信します。
※塗りつぶしている箇所に設定したい人の名前が入っています。
その結果、プロンプトで設定した値が入力された状態で、受信フォルダのルール設定画面が表示されます。
このルールをすぐに適用したい場合は、そのまま下にスクロールし「ルールを今すぐ実行する」のチェックボックスを選択し、保存を押下します。
これで、選択した人からのメールが分類されるルールが作成されます。「ルールを今すぐ実行する」を選択していた場合は、この段階でルールが適用されます。
特定の人からのメールを別フォルダに移動させるルールを自動で作成
すでに作成しているフォルダに移動させる
右上のCopilotを選択し、OutlookのCopilotを開きます。
赤枠の「受信トレイを整理する」を選択します。
入力欄にプロンプトが入力されるので、/を入力して誰からのメールを移動させるか選択します。この時、直接メールアドレスを入力して指定することも可能です。
複数人を合わせて移動させる場合は、続け「/」入力することでを2人目、3人目と設定することも可能です。
次にどのフォルダに移動させるかも入力し、送信します。
すると、プロンプトで設定した値が入力された状態で、受信フォルダのルール設定画面が表示されます。
※塗りつぶしている箇所に設定したい人の名前が入っています。
このルールをすぐに適用したい場合は、そのまま下にスクロールし「ルールを今すぐ実行する」のチェックボックスを選択し、保存を押下します。
その結果、選択した人からのメールを移動させるルールが作成されます。
「ルールを今すぐ実行する」を選択していたら、この段階で適用されます。
フォルダを新規作成し、そのフォルダに移動させる
先ほどと同じように右上のCopilotを選択し、OutlookのCopilotを開きます。
赤枠の「受信トレイを整理する」を選択します。
入力欄にプロンプトが入力されるので、/を入力して誰からのメールを移動させるか選択します。この時、直接メールアドレスを入力して指定することも可能です。
複数人を合わせて移動させる場合は、続け「/」入力することでを2人目、3人目と設定することも可能です。
Copilotがフォルダを新規作成することはまだできないので、このまま送信します。
すると、ルールを適用する条件のみが入力された状態で、受信フォルダのルール設定画面が表示されるので、アクションを追加します。
※塗りつぶしている箇所に設定したい人の名前が入っています。
今回は「指定の場所に移動」を選択します。
そして「フォルダを選択」を押下し、フォルダの新規作成を選択します。
そこでフォルダ名を入力することができるので入力し、保存します。
新規作成したフォルダが設定されていることを確認します。
このルールをすぐに適用したい場合は、そのまま下にスクロールし「ルールを今すぐ実行する」のチェックボックスを選択します。
これで、選択した人からのメールを新規作成したフォルダに移動させるルールが作成されます。「ルールを今すぐ実行する」を選択していた場合は、この段階で適用されます。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
Outlookを利用する方であれば、どなたでも活用することが可能だと思います。
- メールの分類ルールを自動で作成
- 同じ人からのメールの検索が容易となり、視覚的にもわかりやすくなります。
- 特定の人からのメールを別フォルダに移動する
- お客様や案件メンバーからのメールを案件用フォルダに移動させることで、メールの見逃しを防止できます。
メリット
メールの管理が容易になり、重要なメールを見逃すことを防止できます。
また、不要なメールで受信ボックスが埋まるといったことがなくなり、過去のメールを検索しやすくなります。
注意点
Copilotが生成するデータは正しいとは限らないので、設定したい内容が間違っていないかなど、正確性を確認する必要があります。
まとめ
Microsoft OutlookのAI機能は、どれも日常業務をより効率的に実施できそうだと感じました。
Copilotを活用することでメール管理が効率化し、メールの見逃しが減少し、より円滑なコミュニケーションが可能になると思いました。
おまけ(Copilot Chatによる本記事の要約)
本記事のここまでの執筆内容をCopilot Chatに転記し、記事内容の要約をしてもらいました。
この記事は、Microsoft Outlookで利用可能なCopilotの機能について紹介しています。特に、メールの受信トレイルールの自動作成に焦点を当てています。まず、Copilotを使ってメールの分類を設定する方法が説明されています。Copilotを開き、プロンプトを表示し、誰からのメールを分類するかを選択します。複数人を設定することも可能で、分類したい色を指定して送信すると、受信フォルダのルール設定画面が表示されます。ルールをすぐに適用することもできます。
次に、特定の人からのメールを既存の別フォルダに移動する方法が紹介されています。Copilotを開き、プロンプトを表示し、誰からのメールを移動させるか選択し、どのフォルダに移動させるかを入力して送信します。ルール設定画面が表示され、ルールをすぐに適用することができます。
さらに、フォルダを新規作成し、特定の人からのメールをそのフォルダに移動する方法も説明されています。Copilotを開き、プロンプトを表示し、誰からのメールを移動させるか選択し、フォルダの新規作成を選択してフォルダ名を入力し、保存します。新規作成したフォルダが設定され、ルールをすぐに適用することができます。
最後に、OutlookのCopilot機能の利用シーン、メリット、注意点についても触れられています。メールの管理が容易になり、重要なメールを見逃すことが減り、コミュニケーションが円滑に行えるとされています。ただし、Copilotが生成するデータの正確性を確認する必要があります。
この記事を通じて、Microsoft OutlookのAI機能が日常業務をより効率的にする方法が具体的に示されています。
