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Microsoft Plannerの通知の種類とその設定方法

Microsoft Planner

Microsoft Plannerには通知の機能がありますが、様々な通知のタイミングがあり、またそれぞれの通知の種類に応じて設定が存在しており、かなり複雑です。

そこで今回は、Microsoft Plannerの通知の種類と設定方法についてまとめてみました。

Microsoft Plannerを使用している人は確認してみてください。

Microsoft Planner の通知の種類

まずは、Microsoft Planner の通知にはどのような種類があるのか、どのようなタイミングで通知がされるのか、確認していきましょう。

通知には下記の６種類があります。

  1. プランを作成したとき
  2. プランメンバーとして追加されたとき
  3. タスクに割り当てられたとき、割り当てが解除されたとき
  4. 自分に割り当てられているタスクに [完了] のマークが付けられたとき
  5. 自分のタスクに別のユーザーがコメントを追加したとき
  6. あらかじめ期限を設定しているタスクにおいて、期限日の 7 日前、期限日の当日、期限日の翌日 (遅延) を迎えたとき

これらの通知はすべて、Plannerのプランを作成したときに自動的に作成されるMicrosoft 365 グループの、グループメールボックスで受信します。

これらの通知をオンオフする設定方法について、下記で詳しく説明していきます。

各通知の設定方法

プランを作成したとき

この通知は、Microsoft Planner からプランの操作を実行した際に連動するMicrosoft 365 グループの動作によるメール通知となり、必ず行われる既定の動作です。

そのため、オンオフの設定はできません。

実際の流れは下記の通りです。

  1. Pannerのプランを作成すると Microsoft 365 グループが作成される
  2. その際にグループメールボックスが作成される
  3. そのグループメールボックス宛てに、グループを利用する準備が整った旨のメールが送信される

プランメンバーとして追加されたとき

本通知についても、必ず行われる既定の動作となり、オンオフの設定はできません。

実際の流れは下記の通りです。

  • プランにメンバーを追加すると、Microsoft 365 グループにメンバーが追加される
  • そのグループに新たに追加されたメンバーのユーザーメールボックス宛てに、グループに参加した旨のメールが送信される
    • プラン作成時に参加する最初の 1 名のメンバーにも同メールが送信される

タスクに割り当てられたとき、割り当てが解除されたとき

タスクに割り当てられたときや割り当てが解除されたときにも通知が発生します。この通知の設定方法は3種類あります。

プラン所有者によるPlannerでの一括設定

1つ目は、プランの所有者による設定です。

所有者含め、プランに参加しているメンバーの、ユーザーメールボックス宛ての通知をオンオフする事が可能です。

実際の設定方法です。

  1. Microsoft Planner にてプランを選択し、上部の […] をクリックします
  2. [プランの詳細] をクリックします
  3. プランの詳細画面で[通知] タブをクリックします
  4. "タスクが割り当てられた、または完了したときにグループにメールを送信する" のチェックボックスにチェックをオンまたはオフにします
    • チェックを入れた場合は通知をオンにする設定となります
    • チェックを外すことで、通知をオフにする設定となります
      • プラン作成時にはチェックが外れています

この設定は、プランの所有者がプランごとに行うことができ、プラン配下のすべてのタスクに反映されます。

Outlook on the web でのメンバーごとの設定

2つ目は、プランの所有者およびプランに参加しているメンバー個人が、Outlook on the webを使って設定する方法です。

下記の設定方法にて、自身のユーザーメールボックス宛てのメール通知のオンオフの設定が可能です。

  1. Outlook on the webを開き、画面左側の[グループ] から該当のグループを選択します。
  2. 表示されたグループ名の下の[・・・] - [設定] をクリックします。
  3. 「受信トレイでフォローする」の[すべてのメールとイベントを受信します] の設定を確認します。
    • チェックが入っている場合にはユーザーメールボックス宛てのメール通知が有効となります
    • 「受信トレイでのフォローを停止する」の中のいずれかにチェックが入っている場合は、その設定どおりに、ユーザーメールボックス宛てのメール通知が行われます
Plannerでのメンバーごとの設定

3つ目は、プランの所有者およびプランに参加しているメンバーが、Plannerのプラン上で各自で設定する方法です。

以下の手順で、自身のユーザーメールボックス宛てのメール通知のオンオフを設定可能です。

  1. Microsoft Planner にて画面右上 [歯車マーク] をクリックします
  2. [通知] をクリックします
  3. "他のユーザーが自分にタスクを割り当てます。(メールおよびモバイル プッシュ)" のチェック ボックスを確認します
    • チェックを付けることで、ユーザー メールボックス宛てのメール通知を有効とする設定となります
      • こちらが既定値となります
    • チェックを外すことで、ユーザー メールボックス宛てのメール通知を制御する設定となります

この三つ目の操作は、プランの管理者およびメンバーが行える設定となり、自身のすべてのプランに一括で反映される動作となっております。

また、「タスクに割り当てられたとき、割り当てが解除されたとき」の3つの方法のうち優先度が最も高く扱われる設定となります。

 自分に割り当てられているタスクに [完了] のマークが付けられたとき

自分に割り当てられているタスクに [完了] のマークが付けられたときにも通知が発生します。

この通知は2通りの設定方法がありますので、それぞれご紹介します。

Outlook on the webでのメンバーごとの設定

1つ目は、プランの所有者およびプランに参加しているメンバー個人で、Outlook on the webから設定する方法です。

下記の設定方法にて、自身のユーザーメールボックス宛てのメール通知のオンオフ設定が可能です。

  1. Outlook on the webを開き、画面左側の[グループ] から該当のグループを選択します
  2. 表示されたグループ名の下の[・・・] - [設定] をクリックします
  3. 「受信トレイでフォローする」の[すべてのメールとイベントを受信します] にチェックを確認します
    • チェックが入っている場合には、ユーザーメールボックス宛てのメール通知が有効になっています
    • 「受信トレイでのフォローを停止する」の中のいずれかにチェックが入っている場合は、その設定どおりにユーザーメールボックス宛てのメール通知が行われます
Plannerでのメンバーごとの設定

2つめは、プランの所有者およびプランに参加しているメンバーにて、Plannerで設定を行う方法です。

以下の設定で、自身のユーザーメールボックス宛てのメール通知のオンオフ設定が可能です。

  1. Microsoft Planner にて画面右上 [歯車マーク] をクリックします
  2. [通知] をクリックします
  3. "他のユーザーが自分にタスクを割り当てます。(メールおよびモバイル プッシュ)" のチェック ボックスを確認します
    • チェックを付けることで、ユーザー メールボックス宛てのメール通知を有効とする設定となります
      • こちらが既定値となります
    • チェックを外すことで、ユーザー メールボックス宛てのメール通知を制御する設定となります

この2つ目の操作は、プランの管理者およびメンバーが行える設定となり、自身のすべてのプランに一括で反映される動作となっております。

また、「自分に割り当てられているタスクに [完了] のマークが付けられたとき」の設定方法2種類のうち、優先度が最も高く扱われる設定となります。

自分のタスクに別のユーザーがコメントを追加したとき

自分のタスクに別のユーザーがコメントを追加したときの通知は、下記の方法でオンオフ設定が可能です。

  1. Outlook on the webを開き、画面左側の[グループ] から該当のグループを選択します
  2. 表示されたグループ名の下の[・・・] - [設定] をクリックします
  3. 「受信トレイでフォローする」の[すべてのメールとイベントを受信します] のチェックを確認します
    • チェックが入っている場合には、ユーザーメールボックス宛てのメール通知が有効となっています
    • 「受信トレイでのフォローを停止する」の中のいずれかにチェックが入っている場合は、その設定どおりのユーザーメールボックス宛てのメール通知が行われます

例外として、タスクに対し過去にコメントを投稿したユーザーには、設定のオンオフにかかわらず、ユーザーメールボックス宛ての通知メールが送信される動作となります。

タスクのコメントの動作は、一度コメントを残したユーザーを To に加え、そのユーザーに対して通知を送る動作となっています。

そのため、To に加えられたユーザーを削除することで、コメントの通知が今後送られないようリセットする動作が可能です。

コメントの通知のリセットに関しましては、以下の公開情報をご参照ください。

Reset who receives email notifications on comments for a specific task - Microsoft Support

あらかじめ期限を設定しているタスクにおいて、期限日の 7 日前、期限日の当日、期限日の翌日 (遅延) を迎えたとき

期限を設定している各種タスクに関する通知は、所有者および、プランに参加しているメンバー自身にて通知のオンオフ設定が可能です。

実際の設定方法です。

  1. Microsoft Planner にて画面右上 [歯車マーク] をクリックします
  2. [通知] をクリックします
  3. "自分に割り当てられたタスクが遅延しています。今日が期限、または今後 7 日以内に期限を迎えます。(メールのみ)" のチェック ボックスを確認します
    • チェックを付けることで、ユーザー メールボックス宛てのメール通知を有効とする設定となります
      • こちらの設定が既定値となります
    • チェックを外すことで、ユーザー メールボックス宛てのメール通知を制御する設定となります

この操作は、プランの所有者およびメンバーが行える設定となり、自身のすべてのプランに一括で反映される動作となっております。

参考：Microsoft Planner　徹底解説シリーズ

終わりに

今回紹介した通知の設定を活用いただき、必要な通知だけ受け取るように設定できましたら幸いです。

自分に合った設定を行って、Microsoft Plannnerをもっと活用していきましょう。

執筆担当者プロフィール
早迫 琉希也

早迫 琉希也（日本ビジネスシステムズ株式会社）

プロフェッショナルサービス4部。Microsoft 365を中心に、お客さまへのITインフラ構築や、ITインフラに関わる業務の支援や運用に関わる。趣味は旅行と、主にプレミアリーグを中心にサッカー観戦。

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