Formsアンケート回答があった際にMicrosoft 365グループにメール通知するフロー

Formsフォームに回答があった際、フォームの所有者宛てに「回答があった旨」を通知することは可能ですが、通知先を変更したり、メール本文に回答内容を含める等、任意の内容を送信したいと感じた経験はないでしょうか。

そのような時は、Power Automateを併用すると、Formsフォームに回答があった際に任意の内容でメール通知を行うことが可能になります。

その際、通知先としてTeamsチームに紐づくMicrosoft 365グループのメールアドレスを指定することで、複数人宛にメール通知を行うことが可能かつ、フロー側でメール通知先をメンテナンスすることなく既存のチームメンバーに通知を行うことができて便利です。

今回はMicrosoft 365グループ宛にメール通知を行うフローの作成手順とポイントをご紹介します。

今回のフローの概要は下図のとおりです。

Formsフォームに回答があった際にフローが実行され、任意のMicrosoft 365グループのメールアドレス宛に下記2点を含めた内容のメールが送信されます。

▼フロー全体図

Forms既定の通知メールでは「フォームへの回答があった」旨のメッセージのみ通知されますが、本フローで送信される通知メールの場合、回答者や回答内容も併せて通知されます。

▼送信された通知メール

▼Forms既定の通知メール

事前準備として、下記の手順でMicrosoft 365グループのメールアドレスを調べておきます。

Microsoft 365グループのメールアドレスを調べる手順は以下の通りです。

Power Automate にサインインします。
https://make.powerautomate.com/
左側のナビゲーションから[作成]を選択します。
[自動化したクラウドフロー]をクリックして下記2点を入力後、[作成]をクリックします。
フロー名：任意のフロー名（入力しなくてもフローの作成は可能）
フローのトリガーを選択してください：新しい応答が送信される時
※該当のトリガーが表示されない場合は、検索ボックスに「Forms」と入力し、表示された候補から選択します。
「新しい応答が送信されるとき」のフォームIDにて該当のフォームを選択します。
「応答の詳細を取得する」アクションを追加し、下記を選択します。
フォームID：該当のフォーム
応答ID：動的なコンテンツ「応答ID」
「ユーザープロフィールの取得（V2）」アクションを追加し、下記を選択します。
ユーザー（UPN）：動的なコンテンツ「Responder’ｓ Email」
「メールの送信（V2）」アクションを追加し、下記を選択します。
宛先：通知メールを送信するMicrosoft 365グループのメールアドレス
件名：任意の件名
本文：任意の本文（例は下図の通り）
画面右上の[保存]をクリックし、作成したフローを保存します。

メール通知するフローを作成しても、ユーザーが見落としてしまっては効果がありません。

そこで、本フローでメール通知を送信するMicrosoft 365グループに含まれるユーザーが、Microsoft 365グループ宛のメールに気づきやすくなるポイントを紹介します。

既定ではMicrosoft 365グループの受信トレイにメールが入った際、メンバー個人の受信トレイにはメールは入らず、わざわざMicrosoft 365グループの受信トレイを開かないと新着メールに気づくことができません。

そこで、Microsoft 365グループの所有者にて、グループメンバーに強制的にグループの受信トレイをフォローさせるよう設定することで、グループ宛のメールが各メンバー個人の受信トレイにも入るようになります。

設定手順は以下の通りです。（グループ所有者にて可能な操作です）

Outlook on the webにて該当のMicrosoft 365グループの受信トレイを開きます。※前述の「事前準備」の手順をご参照ください。
画面中央のグループ名の下に表示されている[・・・] ‐ [設定]をクリックします。
[グループを編集]をクリックします。
[メンバーはグループのすべてのスレッドとイベントをメンバーの受信トレイに送信します。必要に応じて、メンバーは後でこのグループのフォローを停止できます]のチェックをオンにして、[保存]をクリックします。

本フローによる通知メールの差出人はフローの作成者、宛先はMicrosoft 365グループのメールアドレスになります。

既定では差出人がご自身のアカウントのMicrosoft 365グループ宛のメールは、グループをフォローしていてもご自身の個人の受信トレイには入らないため、Outlook on the webにて自分が差出人のグループ宛メールを、自分の受信トレイに届くよう設定する必要があります。

設定手順は以下の通りです。

Google ChromeなどのWebブラウザーにて、下記URLを入力しOutlook on the webにアクセスします。
https://outlook.office.com/mail/
画面右上の[設定](歯車のアイコン)をクリックします。
設定画面の[メール] - [グループ] を選択します。
[グループに送信するメールのコピーを自分に送信する] チェックをオンにします。
[保存] をクリックします。