今回は、PowerPointで知っておくとより効率的に資料作成が可能になる機能3つについてご紹介します。
図形の形を変更する
最初に設定した図形から、違う形の図形に変更したい時はありませんか？
最初に作成した図形を削除して、新しく図形を挿入し直すことも手順としては可能ですが、図形の中にテキストを挿入していた場合など、そのまま形を変えたい時があると思います。
今回は四角形で作成していた図形を楕円形に変更してみます。
スライドに追加した図形を選択し、「図形の書式」タブを開きます。
「図形の挿入」の中にある「図形の編集」→「図形の変更」の順にクリックします。
「図形の変更」をクリックすると、変更可能な図形の形が表示されます。今回は楕円形に変更するので楕円形を選択します。
※ 他の形に変更したい場合は、この手順で別の図形を選択すると、希望の図形に変更可能です。
図形が四角形から楕円形に変更されました。
途中で図形の形を変更したいときにぜひ活用してみてください。
図形の配置を揃える
図形を配置していくときに微妙に位置がずれてしまい、PowerPointのガイドを使って微調整する時がありますよね。
もちろん、ガイドで配置を調整する方法でもよいですが、一括で位置を調整する方法がありますのでご紹介します。
今回は、以下の6つの図形の配置を揃えていきます。
配置を揃える図形を選択します。「図形の書式」タブ→「配置」の中にある「配置」の順にクリックします。
配置を揃える際は、回の8つの機能をうまく使って揃えていきます。
今回は、まず最初に、「上下中央揃え」をクリックして、高さのずれを修正します。
高さが揃いました。
次に、「左右に配列」をクリックして、配置を等間隔に修正します。
図形が等間隔に均一に並びました。
続いて残りの図形も同じように配置を修正していきます。図形を選択して、「上下中央揃え」→「左右に整列」の順に配置した結果、図形の配置ずれをまとめて修正することができました。
自動で配置を修正することができ、手動で行うよりも早く正確に配置させることができますので、ぜひご活用ください。
フォントを既定のテキストボックスに設定する
新しいテキストボックスを追加すると、毎回既定のフォントとサイズに戻ってしまい、再度フォントやサイズを選び直したり、設定したいフォントが適用されている文字をコピーして文字を修正したりしませんか？
このようなケースでは、「既定のテキストボックス」の設定を行う事で効率が上がりますので、ご紹介します。
資料の中で使う頻度が高いフォントとフォントサイズが設定されたテキストボックスを右クリックし、「既定のテキストボックスに設定」をクリックします。
設定後、新しくテキストボックスを追加してみます。「挿入」タブ→「テキスト」内の「テキストボックス」→「横書きテキストボックスの描画」の順にクリックします。
新しく追加したテキストボックスの設定を確認すると、自動的に設定したフォントが設定されていることが確認できました。
なお、この機能は設定を追加したファイルにのみ適用されるため、新しくファイルを作成した場合はそのファイルには設定されません。新しいファイルでテキストボックスの設定を入れたい場合は、再度同じ手順を行う必要があります。
図形が重なった場合に選択したい図形を効率よく選ぶ
同じくらいのサイズの図形が重なっている時、背後の図形を選択したいのに前面に配置されている図形を選択してしまい、前面の図形をずらして修正した後に戻すといったことをしたことはありませんか？
ショートカットキーをうまく使うと、このようなちょっとしたストレスから解消されます。
まず、両方の図形を選択して「Ctrl＋G」の順にキーを押してグループ化します。
図形を選択した状態で「Tab」キーを押すと、「全体」→「最背面に配置されている図形」→「最前面にある図形」の順に選択することができます。
グループ化を解除したい場合は、グループ化された図形を選択した状態で、「Ctrl＋Shift＋G」の順にキーを押すことでグループ化を解除することができます。
おわりに
今回は、PowerPointで使える機能についてご紹介しました。
すでにご存じの方も多い機能も含まれていたかもしれませんが、ご紹介した機能が皆さんの日々の業務に少しでもお役に立てば幸いです。
曽我 美帆（日本ビジネスシステムズ株式会社）
プロセストランスフォーメーション部所属。最近はSharePointやPower Automateを扱うことが多いですが、デザイン系も興味があります。趣味はサウナ、ゆるいキャラもの収集、好きな芸人はかまいたちさんです。
担当記事一覧