本記事では、Microsoft 365上の情報を保存場所を意識することなく検索できる機能「Copilot検索」を紹介します。
Outlook、Teams、SharePoint、OneDriveなどの情報を横断して検索できるため、「どこに保存したか思い出せない」「タイトルが曖昧で見つからない」といった課題の解消に役立ちます。
Microsoft 365を普段から利用されている方はもちろん、情報が複数箇所に分散して資料探しに時間がかかってしまっていた方など、さまざまな方に読んでいただきたい内容となっておりますので、ぜひご覧ください。
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記載をご参照ください。
Copilot検索とは
Copilot検索は、Microsoft 365内にある情報を保存場所をまたいで横断的に探せる検索機能です。
Outlookのメール、Teamsのチャット、SharePoint、OneDriveのファイルなどを対象に、自然な言葉で質問するだけで関連情報にアクセスできます。 *1
従来の検索では、「どこに保存したか」「ファイル名に何が含まれているか」を思い出してから探す必要がありました。一方、Copilot検索は、「何を知りたいか」「どのような内容を探しているか」を起点に検索を開始できる点が特長です。
- 質問例
- 「○○の活用例がまとまった資料はある？」
- 「○○さんが去年作成した、○○の手順書はどこ？」
- 「先週の会議で使った○○の資料を探したい」
実際にやってみた
ここからは、Copilot検索の基本的な使い方を、「検索 → 概要把握 → 深掘り」の流れに沿って紹介します。
検索：自然な言葉で情報を探す
Microsoft 365 Copilot Chatを開き、［検索］タブを選択して、検索ボックスに探したい内容を自然な言葉で入力します。
- 検索文例
- 「Copilot活用例が入っている A社向け提案資料を探したい」
- 「昨年10月ごろに使っていた ○○ の資料を探したい」
検索を実行すると、関連するファイル・メール・チャットなどが一覧で表示されます。必要に応じて、日付・ファイルの種類・ユーザーなどの条件で絞り込むことで、目的の情報を見つけやすくなります。
概要把握：Copilot Answers（要約）で概要を把握する
自然文で検索した場合、検索結果の上部に、Copilot が内容を要約した Copilot Answers が表示されます。
要約を確認することで、「探している内容が含まれていそうか」「どの候補を優先的に確認すべきか」を迅速に判断でき、ファイルを一つひとつ個別に確認する手間を削減できます。
深掘り：検索結果を起点に追加で質問する
候補が見つかったら、検索結果を起点に追加で質問して深掘りできます。
見つけた情報をもとに、「どの資料を使用すべきか」「要点を箇条書きにまとめたい」「次に取るべきアクションは何か」といった観点で整理することで、その後の作業へスムーズにつなげられます。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
Copilot検索は、複数の場所を横断して検索できるため、次のような場面で効果を発揮します。
- 資料の内容は覚えているが、保存場所（Outlook、Teams、SharePoint、OneDrive など）が思い出せないとき
- 初めて担当する業務で、過去の進め方・経緯・参考資料をまとめて把握したいとき
- 検索結果が多く、どれから開けばよいか迷うとき（要約で全体像をつかみたい）
メリット
探す手間を減らし、必要な情報にたどり着くまでの時間を短縮できます。
- 保存場所を意識せず横断検索でき、探し回る時間を減らせる
- Copilot Answersで、複数の結果を一気に把握しやすい
- 検索後にそのまま Copilot Chatへ深掘り質問ができ、次の作業へつなげやすい
注意点
便利な一方で、あらかじめ理解しておきたいポイントもあります。
- 表示されるのは「自分に閲覧権限がある情報」のみ
- ローカルにのみ保存されたファイルは対象外
まとめ
本記事では、Copilot検索の概要と、基本の使い方（検索→概要把握→深掘り）、活躍するシーンや注意点を紹介しました。
「どこに置いたか分からない」「ファイル名が曖昧」「結果が多すぎて追えない」といった探す手間を減らし、必要な情報に素早くアクセスできるのが Copilot検索の魅力です。
日々の情報検索が多い方ほど効果を感じやすい機能なので、まずは身近な「探し物」から試してみてください。
おまけ（Copilot Chat による本記事の要約）
ここまでの執筆内容を Copilot Chat に転記し、記事内容の要約をしてもらいました
【要約：Copilot検索を使ってみた】
概要
Copilot検索は、Outlook、Teams、SharePoint、OneDrive など Microsoft 365上の情報を保存場所を意識せずに横断検索できる機能。自然文で検索すると、複数結果を横断した要約（Copilot Answers）が表示される。
基本の流れ
自然な言葉で検索し、候補を一覧で取得
Copilot Answersが出る場合は要点を先に確認して当たりをつける
必要なら追加質問して深掘りし、次の作業につなげる
メリット
保存場所が曖昧でも探しやすく、探索時間を短縮
要約で全体像を素早く把握でき、開くファイル数を減らせる
検索から深掘りまで一連の流れで進められる
注意点
権限のある情報のみが検索対象
ローカルのみのファイルは対象外
*1:検索結果に表示されるのは、ユーザー自身が閲覧権限を持つ情報に限られます。ローカルにのみ保存されているファイルは対象外（OneDrive 同期済みの場合は対象）です。
杉村 周哉（日本ビジネスシステムズ株式会社）
CTS事業本部 AIソリューション2グループ所属。Copilot、Azure OpenAIなどAI関連について勉強しています。趣味は読書、サウナです。
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