Microsoft 365 Copilot（以下、Copilot）を Outlook で利用すると、メール本文のトーン（丁寧さ・わかりやすさ・読み手への配慮）を調整しながらメールを作成・改善できます。特に「自分で書いたメールを、送信前にチェック・改善したい」「表現がきつくならないか不安」といった場面では、Copilotの「メール コーチング」機能が有効です。
この機能を使うと、Copilotがメール本文を分析し、「トーン」「明確さ」「読み手の受け取り方」といった観点から改善案を提示し、必要に応じて自動で書き換えも行ってくれます。
本記事では上記のメール コーチング機能の利用手順について紹介します。
利用シーン
Copilotのトーン調整は、次のようなシーンで特に効果を発揮します。
- 社外向けメールで、失礼な表現になっていないか不安なとき
- 言い回しに配慮が必要なメールを送信する際
Copilotを利用することで、送信前の最終チェックとして活用できます。
手順
- Outlookを開いて［新しいメール］をクリックします
- メール本文を入力します
- メール作成画面上部のツール バーから［Copilot］アイコンを選択し、表示されるドロップダウンメニューから［Copilot によるコーチ］をクリックします
- Copilotが出力した内容を確認して、提案内容を参考にしながら手動で本文を修正します
まとめ
Copilotの「メールコーチング」機能を使うことで、自分で書いたメールをベースに、トーンや表現を客観的に改善できます。
メール作成スピードを落とさず表現ミスや印象悪化のリスクを減らし安心して送信できる文章に仕上げられるという点が大きなメリットです。
特に、社外対応や重要な連絡メールでは、送信前にCopilotで一度コーチングをかける運用を取り入れることで、メール品質の安定化が期待できますので是非ご活用ください。
執筆担当者プロフィール
池田 咲也（日本ビジネスシステムズ株式会社）
通信サービス本部 CI部 6Gに所属。Exchange Online導入やCopilotサポート、IDプロビジョニングツール開発などを経験。趣味はNetflix鑑賞とサイクリング。
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