SharePointリストにて、ほかのSharePointリストへの参照列を作成したいと感じたことはないですか？例えば親サイト、サブサイトの関係性で各サイトで細かく権限設定を行っている場合などです。
本記事では、親サイトとサブサイトの間でSharePointリストの参照列を作成する際に、「できること・できないこと」をまとめたうえで、実際に設定する方法についてご紹介します。
できること・できないこと
親サイトとサブサイトの間で参照列を作成した場合、サイトをまたぐことにあたってできること・できないことがいくつかありました。
以下では、できること・できないことのうち、特に気になるポイントをまとめました。
- できること
- 親サイトからサブサイトへの参照
- 親サイト上のリストの列の中からサイト列へ追加する列、追加したい列の選択
- できないこと
- サブサイトから親サイトへの参照
- サブサイト間の参照
サブサイト間の参照など少し使い勝手が悪い部分もありますが、複数のサブサイトで使用したいリスト等の場合は非常に便利かと思います。
前提
前提として、親サイト上に参照先のSharePointリスト、サブサイト上に参照元のSharePointリストがある必要があります。
設定方法
親サイトからサブサイトに対して参照設定を行うには大きく２つのステップにて設定を行う必要があります。
- 親サイトでの「サイト列」の作成
- サブサイトでの列の作成
親サイトでの「サイト列」の作成
- 親サイトを開きます。
- [サイトコンテンツ]-[サイト設定]の順にクリックします。
- [サイト列]をクリックします。
- [作成]をクリックします。
- 下記のように入力し、[OK]をクリックします。※下記に記載していない設定は任意です。
- 列名：わかりやすい列名。参照先のリスト名など。
- この列の情報の種類：参照
- 情報の取得先：参照先のリスト
- 取得する列：キー値とする列
- 以下のフィールドを表示する列を追加：参照先で表示させたい列をすべて※作成後のフィールドの追加は手間になるため、必要な列はすべて選択することを推奨します。
- ”ユーザー設定の列”の配下に作成した列が作成されていれば成功です。
サブサイトでの列の作成
親サイトにて作成した「サイト列」をサブサイト上のSharePointリストにて参照列として追加する手順です。
- サブサイトを開きます。
- 参照列を追加したいリストにて、[設定]-[リストの設定]の順にクリックします。
- [サイト内の既存の列から追加]をクリックします。
- 「親サイトでの「サイト列」の作成」手順5にて入力した列名を選択し、[追加]-[OK]をクリックします。
- [設定]-[リストの設定]をクリックします。
- ”列”の中に追加したサイト列が表示されていることを確認します。
まとめ
今回はサブサイト上のSharePointリストから親サイトに存在するSharePointリストを参照するための列を方法を紹介しました。
サブサイト間やサブサイトから親サイトへの参照列の作成はできませんが、複数のサブサイト上のSharePointリストにて１つのSharePointリストを参照したい場合に便利です。
参照したいリストを１つ上の階層（今回の場合は親サイト）へ移動させてから、本記事の操作をお試しください。
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