SharePoint Online（以下、SPO）のリストで「選択肢」列を利用している際に、運用途中で選択肢の値を変更したくなるケースがありました。ですが、列の設定から既存の選択肢を変更しても、既に登録済みのアイテムには反映されませんでした。
本記事では、このような場合に有効な方法として、クイック操作の「値の設定」機能を利用した一括変換手順を紹介します。
選択肢値変更の反映仕様
SPO のリストにおける「選択肢」列では、列の設定画面から選択肢の文言を変更できます。しかし、既に保存されているアイテムの値は自動的には更新されません。
たとえば、以下のようなケースです。
- 変更前：選択肢3
- 変更後：選択肢10
列の設定で「選択肢3」を「選択肢10」に変更しても、既存アイテムの値は「選択肢3」のまま残ります。
このような場合、既存データを新しい値へ変換する作業が必要です。
クイック操作『値の設定』
SPOのモダンリストでは、複数アイテムを選択した状態で、列に対して一括で値を設定できる機能があります。これが「値の設定」機能です。
この機能を利用することで、フィルターやビューを活用しながら、対象アイテムのみを効率的に更新できます。
今回は上記で例にあげた「選択肢3」から「選択肢10」へ変更するクイック操作の、作成方法と実行方法の手順を紹介します。
クイック操作の作成
この手順では、対象列に一括で設定するクイック操作を新規作成します。
1. リストの画面の上部の「自動化」から「クイック操作」＞「クイック操作を作成する」を選択します。
2. 「値を設定する」を選択します。
3. 作成画面で以下の値を設定し「作成」を選択します。
今回は、列名は「選択肢」、列の値は「選択肢10」、クイック操作の名前は「選択肢10に変更」とします。
- 列名：選択肢
- 列の値：選択肢10
- クイック操作の名前：選択肢10に変更
4. 作成完了すると「クイック操作の管理」に作成したクイックステップの名前が表示されます。
クイック操作の実行
この手順では、変更前の値で抽出したアイテムに対して、作成したクイック操作を適用する。
1. 対象アイテムを絞り込むために変更前の値でフィルターを設定し、「適用する」を選択します。
今回は、列名は「選択肢」、列の値は「選択肢10」とします。
- 列名：選択肢
- 列の値：選択肢10
対象アイテムのみが表示される状態にします。
2. ヘッダーのチェックボックスを利用してすべて選択します。
3. 対象アイテムを選択した状態で、「自動化」＞「選択肢10に変更」を選択します。
4. 選択したすべてのアイテムが一括で更新されます。
運用上の注意点
アイテム数が多い場合、今回紹介したヘッダーのチェックボックスによる「すべて選択」では、すべてのアイテムを選択しきれない場合があるため注意が必要です。
そのような場合は、以下の方法を検討してください。
- ビューを分割し、段階的に更新する
- 必要に応じて Power Automate を利用して一括更新する
まとめ
SPO の選択肢列では、設定画面で選択肢の値を変更しても既存アイテムには反映されません。
そのような場合は、クイック操作の「値の設定」機能を活用することで、安全かつ効率的に一括変換が可能です。
運用中のリストでは、選択肢の設計変更が発生することも少なくありません。あらかじめ一括更新の方法を把握しておくことで、影響を最小限に抑えた運用が実現できます。
