Power Automateで事前設定したタイミングに通知メールを送る

Power Automateの通知は日ごと、週ごと、曜日ごとなどのタイミングでスケジュールを設定して繰り返し実行することが出来ます。

ただし、「9/24 11:00 - 12:00の説明会参加者には9/19に、10/3 13:00 - 14:00の説明会参加者には10/1に通知をしたい」というような、事前設定したタイミングでの通知をしたい場合は工夫が必要になります。

実現可能な方法の一つとして、一旦スケジュールを定期的に実行した上で、別途用意した「通知日と参加日程の対応表」を読み取って判断する、というフローを作成しました。

本記事では、Power Automateで事前設定したタイミングに通知メールを送る方法について解説します。

※ なお、本記事はPower Automateでのフロー作成をある程度経験している方を想定しています。そのため、アクションの追加方法など詳細な手順は割愛しています。

想定シナリオ
事前準備
フローの作成
動作確認
最後に

想定シナリオ

今回は、以下のシナリオを想定しています。

部門向け説明会を同内容で複数回実施する予定がある
参加者向けにアンケートを取得済みで、参加者リストが用意できている
参加日程が近くなったら対象者へ通知を送りたい
通知日は、土日や祝日も加味してタイミングを決めたいので、一律で「3日前」のような設定は出来ない
通知時刻は一律で午前10時とする

事前準備

想定シナリオで記載の通り、今回は既にExcelで下記の様な「参加者リスト」テーブルを作成済みです。

表示名	メールアドレス	部署名	役職名	参加日程
Example User01	user01@example.com	人事部	課長	9/8 15:00-16:00
Example User02	user02@example.com	営業部	部長	10/3 13:00-14:00
Example User03	user03@example.com	総務部	主任	9/24 11:00-12:00
Example User04	user03@example.com	技術部	係長	9/8 15:00-16:00

また、「通知日」テーブルも事前に準備しました。

参加日程	通知日
9/8 15:00 - 16:00	9月3日
9/24 11:00 - 12:00	9月19日
10/3 13:00 - 14:00	10月1日

フローの作成

トリガーを設定する

トリガーは「繰り返し」を使用します。今回、通知日が決まった曜日にはならない想定ですが、少なくとも土日に通知する事は無いので以下の設定とします。

間隔：1週
タイムゾーン：UTC+09:00
これらの曜日に：月、火、水、木、金
これらの時間に：10
これらの分に：0

フロー実行時の日時を取得する

後続の処理で利用するため、「タイムゾーンの変換」アクションでフロー実行時の日時を取得し、日本時間に変換したうえで日時フォーマットを変換しておきます。

Base time：utcNow()　※ 式として入力
Source time zone：UTC
Destination time zone：UTC+09:00
Time unit：yyyy-MM-ddT00:00:00.000Z　※ カスタム値として入力

Excelから通知日テーブルを読み込む

Excelの「表内に存在する行を一覧表示」アクションを利用し、事前に用意した通知日テーブルを読み取ります。

この際、DataTime形式は必ず「ISO 8601」を選択してください。

※ DataTime形式を既定値にすると、日付を「45678」の様なシリアル値で取得してしまい、後続の日付でのフィルター処理が失敗する原因となります

アレイのフィルター処理で通知日かどうかを判定する

後続の処理で、フロー実施日が通知日かどうかを判定するために、まずは通知日テーブルの中にフロー実行日があるかどうかをフィルタします。

「アレイのフィルター処理」を以下のように設定します。

From
- body/value：「表内に存在する行を一覧表示」アクションより
Filter Query
- 通知日：「表内に存在する行を一覧表示」アクションより
- 等しい
- Converted time：「タイムゾーンの変換」アクションより

※ 検証時、アレイのフィルター処理がforeachに入ってしまう事がありましたが、ドラッグしてforeachの外に出すことで問題なく動作しました

フィルター結果を元に通知日かどうかを判断する

「アレイのフィルター処理」の結果を元に、条件アクションで通知を行うかどうかを判断します。

empty(body('アレイのフィルター処理：通知日の判定'))　※ 式として入力
等しい
true　※ 文字列として入力

条件に合致した場合、つまり「アレイのフィルター処理で結果が空の場合」は通知日テーブルの中にフロー実行日は無いことになるので、Trueの場合は「終了」アクションで処理を停止します。

フィルター結果を解析する

ここからは、通知日として判断された後の処理になります。

「アレイのフィルター処理」で通知日が存在する場合、以下の様なjson形式でデータを取得できます。

{
    "body": [
        {
            "@odata.etag": "",
            "ItemInternalId": "***-***-***-***-***",
            "参加日程": "9/8 15:00 - 16:00",
            "通知日": "2025-09-03T00:00:00.000Z"
        }
    ]
}

この後、Excelの「参加者リスト」テーブルから、対象の「参加日程」のデータだけを抽出したいので、フィルタしたデータの「参加日程」の値を利用できするようにします。

そのために「JSON の解析」アクションを作成して設定します。アクションとしては下図のようになりますが、各要素をもう少し詳細に解説します。

Content

アレイのフィルター処理で抽出した結果を指定します。

「通知日」テーブルに重複はない想定で作成していますが、データの扱いとしては配列形式となっています。そのため、そのまま指定するとforeachが自動で設定されてしまい、正常に解析できません。

そこで、first関数を利用して以下のように設定します。

first(body('アレイのフィルター処理'))

Schema

先ほどの「アレイのフィルター処理」の結果のうち、bodyの内部のみ利用して、サンプルペイロードとして設定します。

実際にサンプルペイロードとして貼り付ける内容の例です。

        {
            "@odata.etag": "",
            "ItemInternalId": "***-***-***-***-***",
            "参加日程": "9/8 15:00 - 16:00",
            "通知日": "2025-09-03T00:00:00.000Z"
        }

生成されたスキーマです。

{
    "type": "object",
    "properties": {
        "@@odata.etag": {
            "type": "string"
        },
        "ItemInternalId": {
            "type": "string"
        },
        "参加日程": {
            "type": "string"
        },
        "通知日": {
            "type": "string"
        }
    }
}