【Microsoft×生成AI連載】シリーズです！
今回は、「Microsoft Copilot Studioエージェントビルダー」（以下、エージェントビルダー）で、ナレッジにOutlookメールが設定できるようになったので使ってみました。
これまでの連載
これまでの連載記事一覧はこちらの記事にまとめておりますので、過去の連載を確認されたい方はこちらの記事をご参照ください。
エージェントビルダー紹介
エージェントビルダーは、業務に特化したAIエージェントをノーコードで簡単に作成できるツールです。SharePointやTeamsなどの社内情報を活用し、自然言語での問い合わせに即応するエージェントを構築可能です。
構築したエージェントはCopilot ChatやWord、PowerPointなどのアプリケーションからも呼び出して利用できるため、業務効率化に役立ちます。
今回は、エージェントビルダーでOutlookメールの情報を活用する方法を紹介します。
利用場所
エージェントビルダーはMicrosoft 365 チャットから利用可能です。今回はTeams上からMicrosoft 365 チャットを開き、「エージェントの作成」をクリックします。
クリックすると、エージェントの作成ダイアログが表示されます。
タブを「構成」に切り替えて下にスクロールしていくと、「ナレッジ」の項目が表示されます。
ナレッジの検索窓をクリックすると、ナレッジに設定できるファイル等の候補が表示されます。一番下に「自分のメール」があり、それがOutlookメールです。
「自分のメール」をクリックすることで、ナレッジにOutlookメールを設定できます。
Outlookメールのエージェントを利用
まずはエージェントを作成し、メールボックスから条件に合致するメールが取得できるかを試してみます。
「Outlookメール取得・返信案作成エージェント」という名前でエージェントを作成しました。説明文は下記を設定しました。
Outlookのメールの中から条件に合致するメールの取得とその返信案を作成します。
指示文は下記を設定しました。
未読のメール、Toのメール、フラグが付いたメール、先週のメールなど、メールのタイプや時系列を理解したうえでメールを取得してください。
複数ある場合は、ユーザーが返信する必要があると考えられるメールを優先して抽出してください。ユーザーから指示された場合は、メールの流れを踏まえた返信案も作成してください。
メールボックスから条件に合致するメールを取得
作成したエージェントはTeams上でも利用可能ですが、今回はOutlookから呼び出して利用してみます。
Web版のOutlookを開くと、Copilotが自動的に起動します。
Copilotとのチャット欄に「@」を入力し、利用したいエージェントを検索します。今回は「Outlookメール取得・返信案作成エージェント」を選択します。
エージェントへの質問内容を入力し、送信します。今回は「今週の未読メールはありますか」と質問します。
送信すると、エージェントからの結果が返ってきます。
今回は検証のために自分から自分宛てに「佐藤さん」としてメールを送っており、そのメールが取得されました。取得されたメールは今週受信したメールかつ未読であり、内容の要約も正しかったです。
回答に添付されているリンクをクリックすると、実際に受信したメールを開いてくれます。
指定したメールの返信案を提案
条件に合うメールが取得できたので、次はそのメールの返信案を考えてもらいます。
回答の下に次の指示候補があり、その中の「このメールの返信案を作成して」を選択して送信しました。
送信すると、エージェントからの結果が返ってきます。メールの内容に沿った返信案を作成してくれました。
利用シーンとメリット、注意点
利用シーン
ナレッジにOutlookメールを設定したエージェントは、日常的にメールを扱うビジネスパーソンの業務を支援してくれます。
長期休暇などで未読メールが多く溜まってしまった場合に一つずつメールを確認することなく、エージェントが優先的に重要なメールを取得してくれます。
また、取得するだけでなくメールの返信案も考えてくれるため、重要なメールへの応答もスムーズになると期待できます。
メリット
Outlookメールを活用したエージェントを使うと、メールの検索や確認、返信にかかっていた時間を削減することが可能です。
時系列やメールのステータスも把握できるため、大量のメールから本当に確認が必要なメールを探す必要がなくなります。これにより、業務のスピードと質を高める環境が整います。
注意点
最初にメールの取得条件を指定すると、その設定を引き継いでエージェントは再度メールを検索してから返信案作成などの後続で指示された作業を実施することがあります。
対象となっていたメールを既読にする等で最初の取得条件から外れてしまうと、後続作業の対象メールとして認識されない可能性があります。
また、エージェントの回答は必ず内容を確認し、必要に応じて修正してください。意図した内容に沿ってメールが取得されているかを確認し、返信案に誤りや不明瞭な点があれば修正してください。
まとめ
ナレッジにOutlookメールを設定したエージェントは、効率的にメールの取得や返信案の作成などを実行してくれることが分かりました。このエージェントを活用することで、メールの確認や返信にかかる時間を削減することができます。
Copilotを活用して、仕事効率を向上させていきましょう！
おまけ（Copilot Chatによる本記事の要約）
本記事ここまでの執筆内容をCopilot Chatに転記し、記事内容の要約をしてもらいました。
概要
Microsoft Copilot Studioの「エージェントビルダー」で、Outlookメールをナレッジとして設定できるようになったことを紹介しています。これにより、メールの取得や返信案の作成を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
エージェントビルダーとは？
- ノーコードで業務特化型AIエージェントを作成できるツール。
- SharePointやTeamsなどの社内情報を活用し、自然言語での問い合わせに対応。
- 作成したエージェントは、Copilot ChatやWord、PowerPointなどからも利用可能。
Outlookメールのナレッジ設定方法
- Microsoft 365 チャット（Teams）から「Copilot > エージェント > エージェントの作成」を選択。
- 「構成」タブの「ナレッジ」項目で「自分のメール（Outlook）」を選択。
- これにより、Outlookメールをナレッジとして活用可能に。
実際の利用例
- 「Outlookメール取得・返信案作成エージェント」を作成。
- 条件に合致する未読メールやTo宛メールなどを取得。
- ユーザーの指示に応じて、メールの返信案も自動生成。
- Web版OutlookでCopilotを起動し、エージェントを呼び出して利用。
メリット
- メールの検索・確認・返信にかかる時間を大幅に削減。
- 時系列やステータスを理解して、重要なメールを優先的に抽出。
- 長期休暇明けなど、未読メールが多い状況でも効率的に対応可能。
注意点
- 最初に指定した条件が後続の処理にも影響するため、対象メールが既読になると再取得できない場合がある。
- エージェントの回答は必ず確認し、必要に応じて修正すること。
まとめ
Outlookメールをナレッジに設定したエージェントは、メール業務の効率化に非常に有効です。Copilotと組み合わせることで、日常業務のスピードと質を向上させることができます。
