【Exchange Online】ユーザーメールボックスを共有メールボックスへ変換する方法と注意点

Microsoft Exchange Online には、ユーザーメールボックス以外に共有メールボックスというものがあります。

共有メールボックスを利用する事で、特定のユーザー間でメールを簡単に共有し、共同作業を円滑に進めることができます。

共有メールボックスは、新規で作成することも出来ますし、ユーザーメールボックスを共有メールボックスへ変換する事も可能です。

本記事では、ユーザーメールボックスを共有メールボックスへ変換する手順と注意点について詳しく解説します。

共有メールボックスとは、特定のグループのユーザーが共通のメールアドレスを使用してメールを送受信できるようにする、Microsoft 365の機能です。

共有メールボックスを使用すると、個々のユーザーが自分のアカウントとは別にメールを管理できるため、業務の効率化が図れます。

カスタマーサポートや問い合わせ対応など、複数人で同じメールアドレスを利用する必要がある場面で活用されます。

Microsoft Exchange 管理センター（EAC）に管理者アカウントでログインします。
https://admin.exchange.microsoft.com/
Exchange管理センターの左側メニューから「受信者」をクリックし、「メールボックス」タブを開きます。
検索欄から共有メールボックスへ変換したいユーザーメールボックスを検索し、対象メールアドレスをクリックします。
開かれたタブで「その他」をクリックします。
「共有メールボックスに変換する」オプションを選択します。
確認画面が表示されるため「確認」をクリックします。
※「確認」をクリックすると共有メールボックスへ変換されます。

共有メールボックスへ変換が完了すると、以下画面が表示されます。

ユーザーメールボックスを共有メールボックスへ変換する際は、以下の点に注意が必要です。

メールボックスの設定値は引き継がれる
- 変換前の通常メールボックスで設定されていたメールの保存期間やフォルダ構成などは、変換後も基本的にそのまま引き継がれます。
メール署名は引き継がれない
- 変換前に設定していたメール署名は、共有メールボックスへ変換後は引き継がれません。必要に応じて、新たに署名を設定し直す必要があります。
メッセージサイズの制限が規定値にリセットされる
- 通常のユーザーメールボックスでは、管理者が送受信するメールのサイズ制限をカスタマイズできますが、共有メールボックスに変換すると制限が Exchange の規定値に戻るため、必要に応じて再設定する必要があります。